営業事務の私が抱える怒り！非常識な営業マンたちとの向き合い方
営業事務の私が抱える怒り！非常識な営業マンたちとの向き合い方
あなたは、10人ほどの営業部門で、たった一人の事務員として働いている女性ですね。毎日、いい加減な営業マンたちの行動に苛立ちを感じ、そのストレスから解放されたいと願っていることと思います。仕事は責任が少なく暇すぎるほどなのに、なぜこんなに我慢しなければならないのかと、感情的になってしまうのも無理はありません。
10人くらいの営業部門に私(女)ひとり事務員として働いています。毎日いい加減な営業マン達に苛立ちを感じています。
私の仕事は責任の少ない、むしろ暇過ぎるくらいです。だったらこんなこと↓くらい我慢しなければいけないのでしょうか??どうしても感情的になってしまいます。
- 電話を取らない・電話が鳴っている最中にも自分からは電話をかけはじめる。(電話は鳴りっぱなし)
- 営業マンから受注メモを渡され、私が入力するのですが、入力するまでの間・入力直後に２～３回修正が入るので打ち直しが発生する。(私に渡す前にしっかりと確認してたら??と思うのですが・・)
- 会議で営業が１日席を空ける日があるのですが、その間の電話をすべて私が受けるのに会議場所を連絡していかない。(過去に連絡を取りたくて社内の至る所を探しても見当たらず、結局子会社の会議室に居たことも。)
- 500万円・300万円の手形が2～5日間私の机の上に放置されていた。犯人は今、所属長です。
いずれの出来事についても、私は怒りを押さえることが出来ず、上司に怒りました。あまりにも非常識だと思うのは私だけでしょうか??
この記事では、あなたが抱える悩みを解決するために、具体的な対処法と、より良い職場環境を築くためのヒントを提供します。営業事務という職種特有の課題と、人間関係の難しさ、そしてキャリアアップの可能性について、一緒に考えていきましょう。
1. 現状の課題を理解する：なぜあなたは怒りを感じるのか？
まず、あなたがなぜこれほどまでに怒りを感じるのか、その根本原因を理解することが重要です。今回のケースでは、主に以下の3つの要因が考えられます。
- 不公平感： 営業マンたちの無責任な行動と、それに対するあなたの負担の大きさのバランスが取れていないと感じていること。あなたの仕事は事務作業が中心で、暇な時間もあるのに、なぜ彼らのミスや怠慢の尻拭いをしなければならないのか、という不公平感は、大きなストレスになります。
- コミュニケーション不足： 会議場所の連絡がない、手形の放置など、営業マンたちの情報共有の意識の低さも、あなたの怒りを増幅させています。円滑なコミュニケーションがあれば、あなたはもっとスムーズに業務を進められ、無駄なストレスを感じることも減るはずです。
- 尊重の欠如： あなたの仕事に対する彼らの軽視、つまり、あなたの時間を尊重していない、あなたの労力に対する感謝の気持ちが欠けていることも、大きな問題です。事務員としてのあなたの存在が、彼らにとって当たり前のものになっている可能性があります。
これらの要因が複合的に作用し、あなたの怒りや不満につながっているのです。まずは、自分の感情の根源を認識することから始めましょう。
2. 具体的な問題への対処法：今日からできること
次に、具体的な問題に対する対処法を考えていきましょう。すぐに効果が出るものから、徐々に改善していくものまで、様々なアプローチがあります。
2-1. コミュニケーション改善：報連相を徹底させる
営業マンたちとのコミュニケーション不足を改善するために、以下の３つの行動を実践しましょう。
- 会議場所の事前連絡： 会議の予定が決まったら、事前にあなたに連絡することを義務化しましょう。口頭だけでなく、メールやチャットなど、記録に残る形で伝えるようにします。
- 手形管理のルール化： 手形の取り扱いについて、明確なルールを設けましょう。誰が、いつ、どのように管理するのかを文書化し、全員が遵守するように徹底します。所属長にも、ルールを守るように強く促しましょう。
- 受注メモの正確性向上： 受注メモの修正が多い問題に対しては、営業マンに、メモ作成前に内容を十分に確認するよう求めましょう。修正が必要な場合は、具体的な修正箇所と理由を明確に伝え、改善を促します。
2-2. 感情的な反応をコントロールする：アンガーマネジメント
感情的になってしまう自分をコントロールするために、アンガーマネジメントのテクニックを学びましょう。怒りを感じたときに、以下のことを試してみてください。
- 深呼吸： 怒りを感じたら、まずは深呼吸をして、冷静さを取り戻しましょう。
- 思考の転換： 相手の行動を、別の角度から見てみましょう。例えば、「彼らは忙しいのかもしれない」「単に不注意なだけかもしれない」など、別の解釈を試みることで、感情的な反応を和らげることができます。
- タイムアウト： 怒りが収まらない場合は、その場を離れて、一度冷静になる時間を取りましょう。
2-3. 上司との連携：問題解決のための協力体制を築く
一人で抱え込まず、上司に相談し、協力体制を築きましょう。問題点を具体的に伝え、改善策を提案することで、上司もあなたの状況を理解し、サポートしてくれるはずです。
- 定期的な報告： 問題点を定期的に上司に報告し、進捗状況を共有しましょう。
- 改善提案： 具体的で実現可能な改善策を提案し、上司の協力を得ながら実行しましょう。
- 記録の活用： 問題が発生した日時、内容、対応などを記録しておきましょう。記録は、上司との相談や、今後の改善策を検討する上で役立ちます。
3. キャリアアップとスキルアップ：事務職の可能性を広げる
現状の課題を解決するだけでなく、あなたのキャリアアップについても考えていきましょう。事務職であっても、スキルアップやキャリアパスは十分にあります。
3-1. スキルアップ：自己投資で市場価値を高める
あなたのスキルアップのために、以下のことを検討しましょう。
- PCスキル： Excel、Word、PowerPointなどのPCスキルを向上させましょう。高度なスキルを習得することで、業務効率が向上し、より高度な業務を任される可能性も高まります。
- ビジネススキル： コミュニケーション能力、問題解決能力、時間管理能力などのビジネススキルを磨きましょう。これらのスキルは、どの職種でも役立ちます。
- 専門スキル： 経理、人事、法務など、興味のある分野の専門スキルを習得しましょう。専門スキルを持つことで、キャリアの幅が広がります。
3-2. キャリアパス：事務職の多様なキャリアプラン
事務職のキャリアパスは、意外と多様です。あなたの興味や適性に合わせて、様々なキャリアプランを検討してみましょう。
- スペシャリスト： 経理、人事、秘書など、特定の分野のスペシャリストとしてキャリアを積む。
- マネージャー： 事務部門のリーダーとして、チームを率いる。
- キャリアチェンジ： これまでの経験を活かし、営業、マーケティング、広報など、他の職種にキャリアチェンジする。
3-3. 転職も視野に：より良い環境を求めて
もし、今の職場で問題が改善されず、あなたのストレスが軽減されない場合は、転職も視野に入れるべきです。より良い職場環境で、あなたの能力を活かせる可能性は十分にあります。
転職を考える際には、以下の点に注意しましょう。
- 自己分析： あなたの強み、弱み、興味、価値観を明確にし、自分に合った仕事を見つけましょう。
- 情報収集： 転職サイトや転職エージェントを活用し、求人情報を収集しましょう。
- 企業研究： 応募する企業の情報を収集し、企業文化や仕事内容を理解しましょう。
- 面接対策： 面接対策を行い、自己PRや志望動機をしっかりと伝えられるようにしましょう。
転職活動は大変ですが、あなたのキャリアを大きく変えるチャンスでもあります。積極的に行動し、あなたの理想の職場を見つけましょう。
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4. まとめ：一歩ずつ、より良い未来へ
この記事では、営業事務として働くあなたが抱える悩みに対する解決策を提示しました。まずは、現状の課題を理解し、具体的な問題への対処法を実践しましょう。そして、スキルアップやキャリアアップを目指し、あなたの可能性を広げてください。
焦らず、一歩ずつ、より良い未来に向かって進んでいきましょう。あなたの努力は必ず報われます。応援しています！