複合機の機種選定で失敗しない！印刷部員が知っておくべきこと
複合機の機種選定で失敗しない！印刷部員が知っておくべきこと
この記事では、社内印刷業務を担う印刷部員の方々が、A3カラーレーザー複合機の機種選定で後悔しないための情報を提供します。現在の複合機の状況を詳細に分析し、最適な機種選び、コスト削減、そして業務効率化を実現するための具体的なアドバイスをいたします。特に、京セラ複合機への疑問や、カウンター契約への移行など、具体的な悩みに対する解決策を提示します。
A3カラーレーザープリンター（複合機）について。お薦めのメーカーや機種、プラン、代理店、使用中の故障や紙詰まりの頻度等、是非お聞きしたいです。
（逆に、お薦めしない情報などもあれば差支えない範囲でぜひお聞きしたいです）
当方、社内のプリント部問です。社内で必要となるハガキ、名刺、封筒、資料等のプリントを行っています。
印刷枚数は、6万枚/年（5千枚/月）程ですが季節によって若干波（年賀・暑中対応）があります。
印刷物の色の比率は、白黒4：カラー1といった感じです。
現在、非カウンター契約。保守は13万円/年です。
現機種は、ゼロックスのDPC5000d、サーバー付です。
10年前に導入、当初5年リース契約です。（今は再リース状態）
ドラムやトナーは自腹ですが最近値上がりが続いており、機種変更と同時にカウンター契約化を検討しています。
尚、候補から除外したいのはインクジェット式です。コスト面では有利ですが、紙質に左右されるとの事なので。
ちなみに、今ネット経由で業者からセールスを受けているのが京セラの複合機です。地元（北東北）では京セラの代理店も少ないためか、導入している企業を見たことがありません。京セラの情報もお聞きできたら幸いです。
よろしくお願い致します。
複合機選定の全体像：現状分析と目標設定
複合機の機種選定は、単に新しい機械を選ぶだけではありません。現状の課題を正確に把握し、将来的な目標を設定することが重要です。まず、現在の複合機の利用状況を詳細に分析しましょう。
- 印刷枚数： 年間の総印刷枚数、月間の平均印刷枚数、季節変動を把握します。
- 印刷物の種類： ハガキ、名刺、封筒、資料など、印刷する媒体の種類をリストアップします。
- カラー比率： 白黒とカラーの印刷比率を正確に把握します。
- 現在のコスト： トナー代、保守費用、その他ランニングコストを算出します。
- 現在の機種： メーカー、型番、導入時期、リース期間などを確認します。
- 故障頻度： 紙詰まりやその他のトラブルの頻度を記録します。
次に、目標を設定します。コスト削減、業務効率化、印刷品質の向上など、具体的な目標を設定することで、最適な機種を選定するための指針となります。例えば、「年間コストを20%削減する」「カラー印刷の品質を向上させる」といった目標を立てることができます。
メーカー比較：主要メーカーの強みと弱み
複合機メーカーは数多く存在しますが、主要なメーカーにはそれぞれ強みと弱みがあります。ここでは、主要メーカーの特徴を比較検討します。
- 富士フイルムビジネスイノベーション（旧ゼロックス）： ゼロックスは、高品質なカラー印刷と高い信頼性が強みです。特に、デザイン事務所や印刷品質を重視する企業に適しています。ただし、ランニングコストが高めになる傾向があります。
- キヤノン： キヤノンは、幅広いラインナップと高い汎用性が特徴です。オフィス向けからプロ向けまで、様々なニーズに対応できる機種があります。また、サポート体制も充実しています。
- 京セラ： 京セラは、高い耐久性と低ランニングコストが強みです。特に、大量印刷を行う企業や、コストを重視する企業に適しています。ただし、カラー印刷の品質は、他のメーカーに比べてやや劣る場合があります。
- リコー： リコーは、高い操作性と省エネ性能が特徴です。直感的な操作性を重視する企業や、環境負荷を低減したい企業に適しています。
- コニカミノルタ： コニカミノルタは、高い画像処理技術と豊富なオプションが強みです。高度な機能や、カスタマイズ性を求める企業に適しています。
上記の情報を参考に、自社のニーズに最も合致するメーカーを絞り込みましょう。京セラについては、耐久性と低ランニングコストに注目し、自社の印刷量とコスト目標とのバランスを考慮することが重要です。
機種選定：具体的な機種の比較と選定ポイント
メーカーを絞り込んだら、具体的な機種の比較検討に入ります。以下のポイントを参考に、最適な機種を選定しましょう。
- 印刷速度： 1分間に印刷できる枚数（PPM）を確認します。印刷量が多い場合は、高速印刷に対応した機種を選びましょう。
- 解像度： 印刷の品質を表す指標です。カラー印刷の品質を重視する場合は、高い解像度の機種を選びましょう。
- 給紙容量： 用紙トレイの容量を確認します。頻繁に用紙を補充する手間を省くために、大容量のトレイを搭載した機種がおすすめです。
- 両面印刷： 両面印刷機能は、用紙の節約に役立ちます。
- 自動原稿送り装置（ADF）： 大量の書類をスキャンする場合に便利です。
- カウンター契約： トナー代や保守費用が定額になるため、コスト管理が容易になります。
- オプション： フィニッシャー（ソート、ステープル、パンチなど）、大容量トレイ、セキュリティ機能など、必要なオプションを確認します。
- 価格： 本体価格だけでなく、ランニングコスト（トナー代、保守費用など）を含めた総コストを比較検討します。
京セラ複合機についても、上記のポイントを考慮して、具体的な機種を比較検討しましょう。京セラは、ECOSYSシリーズが有名で、耐久性が高く、ランニングコストを抑えられる点が魅力です。ただし、カラー印刷の品質については、事前にサンプル印刷などで確認することをおすすめします。
カウンター契約のメリット・デメリットと注意点
カウンター契約は、複合機の利用料金を、印刷枚数に応じて支払う契約形態です。トナー代や保守費用が料金に含まれているため、コスト管理が容易になるというメリットがあります。しかし、注意点も存在します。ここでは、カウンター契約のメリット・デメリットと、契約時の注意点について解説します。
メリット
- コスト管理の容易さ： 印刷枚数に応じた料金体系のため、コストが明確になります。
- トナーや部品の供給： トナー切れや部品交換の心配がなく、常に最適な状態で利用できます。
- 保守サービスの提供： 故障時の修理やメンテナンスが契約に含まれているため、安心して利用できます。
- 初期費用の削減： 複合機の購入費用を抑え、リース契約にすることで初期費用を抑えることができます。
デメリット
- 印刷枚数による変動： 印刷枚数が少ない場合は、割高になる可能性があります。
- 契約期間の縛り： 契約期間中に解約すると、違約金が発生する場合があります。
- 機種の選択肢： カウンター契約に対応している機種が限られる場合があります。
カウンター契約時の注意点
- 印刷単価の確認： 印刷枚数に応じた単価を比較検討し、自社の印刷量に合った料金プランを選びましょう。
- 契約期間の確認： 契約期間と解約条件を確認し、長期的な視点で検討しましょう。
- 保守サービスの範囲： どのようなサービスが含まれているか（修理、部品交換、訪問サービスなど）を確認しましょう。
- 機種の選定： カウンター契約に対応している機種の中から、自社のニーズに合った機種を選びましょう。
現在の複合機（ゼロックスDPC5000d）を再リースで利用している場合、機種変更と同時にカウンター契約に移行することで、コスト削減と業務効率化を実現できる可能性があります。複数の業者から見積もりを取り、比較検討することをおすすめします。
コスト削減：複合機のランニングコストを抑える方法
複合機のランニングコストを抑えることは、企業の利益に直結します。以下の方法を実践することで、大幅なコスト削減が可能です。
- 両面印刷の活用： 用紙の消費量を半分にできます。
- モノクロ印刷の活用： カラー印刷を必要最低限にすることで、トナー代を節約できます。
- 省エネモードの設定： 複合機の消費電力を抑え、電気代を節約できます。
- 用紙の最適化： 用紙の種類やサイズを見直し、コストパフォーマンスの高い用紙を選びましょう。
- トナーの節約： トナーセーブモードを活用したり、印刷設定でトナーの使用量を調整しましょう。
- カウンター契約の導入： トナー代や保守費用が定額になるため、コスト管理が容易になります。
- リース契約の見直し： リース期間や料金プランを見直し、よりコストパフォーマンスの高い契約に変更しましょう。
- 不要な印刷の削減： デジタル化を推進し、紙媒体での資料を減らすことで、印刷コストを削減できます。
これらの方法を組み合わせることで、複合機のランニングコストを大幅に削減し、企業の利益向上に貢献できます。
業務効率化：複合機の機能を最大限に活用する
複合機は、印刷だけでなく、スキャン、コピー、FAXなど、様々な機能を備えています。これらの機能を最大限に活用することで、業務効率化を実現できます。
- スキャン機能の活用： 紙媒体の書類をデータ化し、電子化することで、保管スペースの削減、検索性の向上、情報共有の効率化を図ります。
- クラウド連携： スキャンしたデータをクラウドストレージに直接保存することで、データ管理の効率化を図ります。
- モバイル印刷： スマートフォンやタブレットから直接印刷できる機能を活用することで、場所を選ばずに印刷できます。
- セキュリティ機能： 機密情報の漏洩を防ぐために、セキュリティ機能を活用しましょう（パスワード設定、アクセス制限など）。
- 複合機の操作教育： 複合機の機能を最大限に活用するために、従業員向けの操作教育を実施しましょう。
これらの機能を活用することで、業務の効率化を図り、生産性を向上させることができます。
京セラ複合機の導入：北東北での事例と注意点
京セラ複合機は、高い耐久性と低ランニングコストが魅力ですが、北東北地域では導入事例が少ないという状況です。京セラ複合機の導入を検討する際には、以下の点に注意が必要です。
- 代理店のサポート体制： 地元の代理店のサポート体制（技術力、対応の速さなど）を確認しましょう。
- 導入事例の確認： 可能であれば、北東北地域での京セラ複合機の導入事例を確認し、実際の使用感やサポート体制について情報を収集しましょう。
- デモ機の利用： デモ機を利用し、印刷品質や操作性、ランニングコストなどを実際に確認しましょう。
- 保守契約の内容： 保守契約の内容（駆けつけ時間、対応範囲など）を詳細に確認しましょう。
- 他メーカーとの比較： 京セラだけでなく、他のメーカーの複合機とも比較検討し、自社のニーズに最も合致する機種を選びましょう。
京セラ複合機は、適切な機種を選び、十分な情報収集と検討を行うことで、北東北地域でも十分に活用できます。ただし、代理店のサポート体制が重要になるため、慎重に検討しましょう。
まとめ：最適な複合機選びで、印刷業務を最適化
複合機の機種選定は、企業の印刷業務を最適化するための重要なステップです。現状の分析、目標設定、メーカー比較、機種選定、コスト削減、業務効率化など、様々な要素を考慮し、最適な機種を選びましょう。京セラ複合機についても、その強みと弱みを理解し、自社のニーズに合致するかどうかを慎重に検討することが重要です。今回の情報が、あなたの複合機選定の一助となれば幸いです。
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