「わかりましたです」は非常識？上司の日本語遣いをチェック！ビジネスシーンでの正しい言葉遣いとは
「わかりましたです」は非常識？上司の日本語遣いをチェック！ビジネスシーンでの正しい言葉遣いとは
この記事では、上司が取引先との電話で「わかりましたです」という言葉遣いをしているのを聞いて、その言葉遣いが適切なのか、それとも注意が必要なのかと疑問に思っているあなたに向けて、ビジネスシーンにおける正しい言葉遣いについて解説します。
ビジネスシーンでは、言葉遣いが非常に重要です。特に、社外の方とのコミュニケーションにおいては、相手に失礼な印象を与えないよう、正しい日本語を使うことが求められます。今回のケースのように、上司の言葉遣いに違和感を覚えることは、あなた自身の感覚が正しい可能性が高いです。
1. 「わかりましたです」は正しい日本語？
結論から言うと、「わかりましたです」は、一般的に正しい日本語とは言えません。この表現は、二重敬語（「わかりました」は謙譲語、「です」は丁寧語）にあたり、不自然な印象を与える可能性があります。ビジネスシーンでは、より丁寧で正確な言葉遣いが求められるため、注意が必要です。
2. なぜ上司は「わかりましたです」を使ってしまうのか？
上司が「わかりましたです」を使ってしまう背景には、いくつかの原因が考えられます。
- 丁寧さの過剰表現: 相手に失礼がないようにと、過剰に丁寧な言葉遣いをしようとするあまり、不自然な表現になってしまうことがあります。
- 慣れ: 長い間、特定の環境で使われてきた言葉遣いに慣れてしまい、それが正しいと認識している可能性があります。
- 誤った認識: 敬語の使い方を正しく理解しておらず、二重敬語がより丁寧な表現だと誤解している場合があります。
3. ビジネスシーンで使われる正しい言葉遣い
ビジネスシーンでは、以下のような言葉遣いが基本となります。
- 丁寧語: 相手への敬意を表すために使います。「です」「ます」などを文末に付け加えます。例：「わかりました」「いたします」
- 謙譲語: 自分をへりくだって相手への敬意を表す言葉です。例：「申します」「いたします」
- 尊敬語: 相手を高める言葉です。例：「おっしゃる」「なさる」
「わかりましたです」の代わりに、以下のような表現を使うのが適切です。
- 「わかりました」
- 「承知いたしました」
- 「かしこまりました」
4. 上司の言葉遣いを改善するための具体的なステップ
上司の言葉遣いを改善するためには、以下のステップでアプローチすることが考えられます。
ステップ1: 状況の把握
まずは、上司がどのような状況で「わかりましたです」を使っているのかを観察しましょう。頻度や、相手との関係性などを把握することで、適切な対応策を検討できます。
ステップ2: 直接的な指摘は避ける
いきなり「その言葉遣いは間違っています」と指摘するのは、上司のプライドを傷つけ、関係を悪化させる可能性があります。まずは、間接的なアプローチを試みましょう。
ステップ3: 模範的な言葉遣いを実践する
あなたが正しい言葉遣いをすることで、上司に良い影響を与えることができます。例えば、上司が電話に出ている際に、あなたが正しい言葉遣いで対応することで、上司は「なるほど」と気づくかもしれません。また、社内メールや会議での発言など、あらゆる場面で正しい言葉遣いを心がけましょう。
ステップ4: 研修や資料の共有
社内で言葉遣いに関する研修や資料があれば、上司に共有してみましょう。例えば、新入社員向けのビジネスマナー研修など、言葉遣いに関する内容が含まれているものがあれば、上司に「私も一緒に勉強しよう」と提案するのも良いでしょう。
ステップ5: 状況に応じたアドバイス
上司との関係性や状況によっては、直接的なアドバイスも必要になる場合があります。ただし、言い方には十分注意しましょう。例えば、「〇〇さんのように、いつも丁寧な言葉遣いを心がけたいのですが、何か意識されていることはありますか？」と、相手を立てながら質問するような形で、アドバイスを促すことも有効です。
5. 言葉遣い以外にも注意すべきビジネスコミュニケーションのポイント
言葉遣いだけでなく、ビジネスシーンでは、以下のような点にも注意が必要です。
- 話すスピードとトーン: 相手に聞き取りやすいように、適切なスピードとトーンで話すことが重要です。早口になったり、声が小さすぎたりすると、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。
- アイコンタクトと表情: 相手の目を見て話すことで、誠実さや熱意を伝えることができます。また、笑顔で話すことで、親しみやすさを演出できます。
- 身だしなみ: 清潔感のある服装や髪型を心がけましょう。
- 傾聴力: 相手の話をよく聞き、理解しようと努める姿勢が大切です。相槌を打ったり、質問をしたりすることで、相手に「話を聞いている」という印象を与えることができます。
- 報連相: 報告・連絡・相談は、ビジネスコミュニケーションの基本です。上司や同僚に、必要な情報を正確かつ迅速に伝えることが重要です。
6. 言葉遣いに関するよくある疑問と回答
Q1: 取引先とのメールで、宛名はどう書けばいいですか？
A1: 相手の会社名、部署名、役職、氏名を正確に記載しましょう。会社名は（株）のように略さず、株式会社と正式名称で書くのが望ましいです。
部署名や役職名も省略せずに記載しましょう。氏名の後には「様」を付けます。
例: 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
Q2: 電話での応対で、相手の名前が聞き取れなかった場合はどうすればいいですか？
A2: 「恐れ入りますが、お名前をもう一度いただけますでしょうか？」と、丁寧に聞き返しましょう。
相手に失礼のないように、謙譲語を使うことが大切です。
Q3: クレーム対応で、どのような言葉遣いをすればいいですか？
A3: 相手の気持ちに寄り添い、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。「申し訳ございません」という謝罪の言葉を述べ、相手の言い分をしっかりと聞きましょう。
感情的にならず、冷静に対応することが重要です。
7. まとめ
ビジネスシーンにおける言葉遣いは、あなたの印象を大きく左右します。今回のケースのように、上司の言葉遣いに違和感を覚えた場合は、あなた自身の感覚を信じ、より適切な言葉遣いを心がけることが大切です。「わかりましたです」のような不自然な表現は避け、丁寧語、謙譲語、尊敬語を正しく使い分けましょう。もし上司の言葉遣いが気になる場合は、直接的な指摘ではなく、模範的な言葉遣いを実践したり、研修や資料を共有したりするなど、間接的なアプローチから始めるのがおすすめです。言葉遣いだけでなく、話すスピードやトーン、アイコンタクト、身だしなみなど、総合的なコミュニケーション能力を高めることで、ビジネスパーソンとしてのあなたの価値はさらに向上するでしょう。
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