「承知いたしました」だけじゃない！ビジネス電話で好印象を与える伝言の伝え方
「承知いたしました」だけじゃない！ビジネス電話で好印象を与える伝言の伝え方
この記事では、ビジネスシーンで頻繁に行われる電話応対、特に伝言の伝達方法に焦点を当て、あなたのコミュニケーションスキルを向上させるための具体的なアドバイスを提供します。電話でのやり取りは、相手に企業の印象を左右する重要な要素です。この記事を通じて、あなたのビジネスコミュニケーション能力を高め、キャリアアップにつなげましょう。
とある会社の方で、担当の方が不在でこちらから伝言をお願いしたときなど、最後に「○○（自分の名前）が承りました。」とおっしゃる方がいます。それを「日本語がおかしい、間違っているように思う」という人がいるのですが、これはおかしいのでしょうか？「○○（名前）がその伝言をしっかり伺いました」という意味で、名前を名乗るのも併せてそう言っているのだと思ったのですが、どうなのでしょうか？
また、これが間違っているか正しいかにかかわらず、「○○（名前）がその伝言をしっかり伺いました」という意味で、他にどのような言い方を普通はされますか？
1. 「○○が承知いたしました」は間違い？言葉遣いの基本
ビジネスシーンにおける電話応対は、会社の顔とも言える重要な要素です。言葉遣い一つで、相手に与える印象が大きく変わります。今回の質問にある「○○（自分の名前）が承りました。」という表現について、詳しく見ていきましょう。
1-1. 「承知いたしました」の正しい意味と使い方
「承知いたしました」は、相手の依頼や指示を理解し、受け入れたことを伝える丁寧な表現です。この言葉自体に間違いはありません。問題は、誰が「承知した」のかを明確にするために名前を添えることの適切さです。
一般的に、電話での伝言では、自分の名前を告げることで、誰が伝言を受け取ったのかを明確にする意図があります。例えば、「○○（自分の名前）が承知いたしました。〇〇様からお電話があった旨、〇〇様にお伝えいたします」というように、自分の名前を添えることで、伝言の受け手と伝え手を明確にすることができます。ただし、この表現は、状況によっては不自然に聞こえる可能性もあります。
1-2. なぜ「○○が承知いたしました」が違和感を与えるのか
「○○が承知いたしました」という表現に違和感を感じる人がいる理由は、言葉の組み合わせにあります。「承知いたしました」は、すでに「私が」という意味合いを含んでいます。そこに、わざわざ自分の名前を付け加えることで、二重表現と捉えられる可能性があります。
また、丁寧すぎる言葉遣いが、かえって不自然な印象を与えることもあります。特に、社内でのやり取りや、親しい間柄での電話応対では、よりシンプルな表現の方が自然に聞こえることがあります。
2. 伝言を伝える際の正しい表現と、好印象を与えるためのポイント
ビジネス電話での伝言は、正確かつスムーズに伝えることが重要です。相手に失礼なく、かつ好印象を与えるための具体的な表現と、そのポイントについて解説します。
2-1. 伝言を伝える際の基本的な表現
伝言を伝える際の基本的な表現は、以下の通りです。
- 「〇〇様から、お電話がありました。〇〇（自分の名前）が承りました。」：最も一般的で、丁寧な表現です。名前を告げることで、誰が伝言を受け取ったのかを明確にします。
- 「〇〇様から、お電話がありました。〇〇（自分の名前）がお伝えいたします。」：こちらも丁寧な表現で、伝言を伝える意思を明確にします。
- 「〇〇様から、お電話がありました。伝言をお預かりいたします。」：相手に敬意を払いながら、伝言を確実に受け取ることを伝えます。
2-2. 状況に応じた表現の使い分け
状況に応じて、適切な表現を使い分けることが重要です。以下に、いくつかの例を挙げます。
- 社内でのやり取り：「〇〇さんから電話だよ。」など、よりカジュアルな表現でも問題ありません。ただし、相手への敬意を忘れずに。
- 顧客への対応：「〇〇様からお電話がありました。〇〇（自分の名前）が承りました。」など、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 緊急性の高い伝言：「〇〇様から、至急ご連絡がほしいとお電話がありました。〇〇（自分の名前）が承りました。」など、緊急性を伝える言葉を付け加えることも重要です。
2-3. 好印象を与えるためのプラスαのポイント
単に伝言を伝えるだけでなく、相手に好印象を与えるためには、以下の点に注意しましょう。
- ハキハキとした口調：明るく、聞き取りやすい声で話すことで、相手に良い印象を与えます。
- 丁寧な言葉遣い：敬語を正しく使い、相手への敬意を示しましょう。
- 正確な情報伝達：伝言の内容を正確に伝え、誤解がないように注意しましょう。
- 復唱：伝言の内容を復唱することで、聞き間違いを防ぎ、より正確に伝えることができます。
- 感謝の言葉：「お電話ありがとうございました。」など、感謝の言葉を添えることで、相手との良好な関係を築くことができます。
3. 電話応対スキルを向上させるためのトレーニング
電話応対スキルは、トレーニングによって向上させることができます。ここでは、具体的なトレーニング方法を紹介します。
3-1. ロールプレイング
ロールプレイングは、電話応対スキルの向上に非常に効果的なトレーニング方法です。同僚や上司と協力して、さまざまな状況を想定したロールプレイングを行いましょう。例えば、以下のような状況を想定してみましょう。
- 顧客からのクレーム対応
- 緊急の電話対応
- 複雑な内容の伝言の受け渡し
ロールプレイング後には、お互いにフィードバックを行い、改善点を見つけることが重要です。録音して、自分の話し方を客観的に評価することも有効です。
3-2. スクリプトの作成と活用
電話応対のスクリプトを作成し、活用することも効果的です。スクリプトを作成することで、言葉遣いや対応に迷うことなく、スムーズに対応することができます。スクリプトは、状況に応じてカスタマイズし、自分に合ったものにしましょう。例えば、以下のようなスクリプトを作成できます。
- 電話に出る際のスクリプト：「はい、〇〇会社の〇〇です。」
- 担当者が不在の場合のスクリプト：「〇〇はただいま席を外しております。何かご伝言を承りましょうか？」
- 伝言を伝える際のスクリプト：「〇〇様から、〇〇の件でご連絡がありました。〇〇（自分の名前）が承りました。」
3-3. 研修への参加
電話応対に関する研修に参加することも、スキルアップに繋がります。研修では、専門家から指導を受け、実践的なスキルを学ぶことができます。研修で学んだことを、日々の業務で積極的に実践し、スキルを磨きましょう。
また、会社の研修だけでなく、外部のセミナーや講座に参加することも有効です。様々な企業や業種の方々と交流することで、新しい視点や学びを得ることができます。
4. 電話応対スキルを活かしてキャリアアップを目指す
電話応対スキルは、単なる事務スキルにとどまらず、あなたのキャリアアップにも大きく貢献します。ここでは、電話応対スキルを活かして、どのようにキャリアアップを目指せるのかを解説します。
4-1. コミュニケーション能力の向上
電話応対を通じて、コミュニケーション能力を向上させることができます。相手の状況を的確に把握し、適切な言葉遣いで対応することで、円滑なコミュニケーションを図ることができます。この能力は、社内外との関係構築に不可欠であり、リーダーシップやマネジメント能力にも繋がります。
4-2. 顧客満足度の向上
丁寧な電話応対は、顧客満足度を向上させます。顧客からの信頼を得ることで、会社の業績向上にも貢献することができます。顧客満足度の向上に貢献した実績は、あなたの評価を上げ、昇進や昇給に繋がる可能性があります。
4-3. スキルアップとキャリアパス
電話応対スキルを磨くことは、様々なキャリアパスに繋がります。例えば、以下のようなキャリアパスが考えられます。
- 秘書：電話応対スキルは、秘書業務に不可欠です。
- 受付：会社の顔として、来客対応や電話応対を行います。
- カスタマーサポート：顧客からの問い合わせに対応し、問題解決を行います。
- 営業：電話でのコミュニケーション能力は、営業活動において重要です。
- マネジメント：部下の指導や、社内外との交渉など、コミュニケーション能力が求められます。
電話応対スキルを磨き、これらのキャリアパスを目指すことで、あなたのキャリアアップを実現することができます。
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5. まとめ：電話応対スキルで、あなたのビジネスを加速させる
この記事では、ビジネス電話での正しい言葉遣い、伝言の伝え方、そして電話応対スキルを向上させるための具体的な方法について解説しました。電話応対は、あなたのビジネススキルを向上させ、キャリアアップに繋がる重要な要素です。
常に相手を思いやり、丁寧な言葉遣いを心がけることで、信頼関係を築き、円滑なコミュニケーションを図ることができます。そして、積極的にトレーニングを行い、スキルを磨くことで、あなたのビジネスをさらに加速させることができるでしょう。
今日から、この記事で学んだことを実践し、あなたのビジネススキルを向上させてください。