職場のOAスキル格差を解消！パート事務員が職場の向上心を刺激するコミュニケーション術
職場のOAスキル格差を解消！パート事務員が職場の向上心を刺激するコミュニケーション術
この記事では、30代のパート事務員として働くあなたが、職場のOAスキルに関する課題をどのように解決し、周囲の向上心を刺激できるのかを解説します。あなたの経験と知識を活かし、職場全体の効率アップに貢献するための具体的な方法を、実践的なアドバイスと共にお届けします。
相手を不快にせずに、正社員に仕事への向上心を持ってもらうにはどうしたらよいでしょうか？
以前も似たような質問をしましたが、改めて、皆さんの知恵を拝借したいです。
現在、障碍者雇用枠で週3日勤務の一般事務として勤務している30代です。
2年間療養していたためブランクをこれ以上作りたくなくて、パートから始めました。
内容としては、シュレッダーや名札づくりなどの庶務から、請求書をもとにした入金依頼の申請など専用システムを使った作業もあります。
ルーチン作業は少なく、都度所属する部署の事務処理を依頼されています。
私は前職は正社員として14年、勤務していました。
内勤としては9年以上の職歴があります。
Word Excel PowerPointは基本的なことはできると思います。
Accessは既存のデータベースを実行する、何かあったときにクエリやレポートの設定を見て復元するくらいしかできません。
今の職場は、人事部門なのですが、前職と比べて、ＯＡスキルに対する意識が低く、困惑しています。
入社して2週間くらいに、私によく仕事を振ってくださる社員に、「Excelやスプレッドシートでよく使う関数はなんですか？習得しておきたいです」と質問したら「関数は使っていません」と言われました。
「え？そんなことないでしょう」と思ったのですが、どうやら本当のようで、例えば2つのデータの照合が必要な場合は、Ctrlと Fを使って検索しているようなのです。
Vlookupあるいは最近2021に追加されたXlookupおよびEXACT関数などを使えば1時間で終わる作業をひとつずつ検索しているのです。
他の社員も名札を20枚作るとなったときに、Wordのひな形に一人一人の名前とふりがなをコピペしていたようです。Excelを取り込み、自動で複数データを印刷する「差し込み印刷」を知らないようです。
マネージャーに面談した際、「差し込み印刷でやってみたんですが、Accessマクロのほうが早いので用意しました」と報告したら（ある方にマクロを作ってもらいました）、「”あくせす”ってなんですか」と聞き返されました。
驚きの連続でした。
これが営業部門なら、OAまったく使えません、というのもまだわかります。
が、今の部署は、完全に内勤部隊です。
多分工夫すれば1時間で終わるような作業を、数時間かけてやっている、私が来るまではそんな状態だったみたいです。
私は早くかつ正確に仕上げる方法がわかるので、頼まれた作業は１～２時間で片付いてしまいます。
これ、私に依頼しなくても1時間で終わるのに…と思いながらやっています。
私が新卒で入った会社は、サービス残業も多かった分、個人個人が、どうしたら早く終わらせられるかを常に意識していたので、必然的にOAを習得せざるをえなかったです。また法改正にともなうカスタマイズに頼れないことも多く、同じくExcelやAccessで書類を作らざるを得ないことが多々あり、どうにかして使い方を覚えていきました。
しかし今の職場は社員は給与に固定残業代という制度があるせいか、定時後も仕事をしたら損、みたいな価値観なのかもしれませんが、進んで定時以降も仕事のために自己研鑽するような雰囲気ではありません。
年配中心の会社ならまだしも20代が多い環境です。
世代間ギャップなのかわかりませんが、良くも悪くもワークライフバランス重視みたいな社員が多いです。
たぶん、事務作業に時間がかかりそうなときは打合せ等を延期するなどして、確保していたものと思います。
なんだか、社員がそれでよいの？と思います。
前職はブラックだと思っていましたが、ある意味、向上心の強い人達の集まりでした。
今は、それが感じられません。
人間関係に問題はないので辞めようとは思いませんが、もう少し向上心を持った人と仕事がしたいなと思ってしまいます。
パートの分際で「もっと効率的にできる方法を考えませんか」なんて言ったら腹立ちますよね？どうしたら、不快にさせないかたちで提案できるでしょうか？
※そこまでいうなら正社員で働きなさいというご意見はいったん置いておいてください。体力的にフルタイムがまだきついためです。
あなたは、以前の職場で培った高いOAスキルと業務効率化の知識を活かし、現在の職場でより良い環境を築きたいと考えていますね。しかし、パートという立場から、どのように周囲に働きかければ良いのか悩んでいることと思います。この記事では、あなたの経験を活かしながら、職場のOAスキル向上と、社員の意識改革を促すための具体的なステップと、効果的なコミュニケーション方法を提案します。
1. 現状分析：職場の課題を理解する
まず、職場の現状を客観的に分析することから始めましょう。具体的には、以下の3つのポイントに焦点を当てます。
- OAスキルレベルの把握: 社員のExcel、Word、PowerPointなどのスキルレベルを把握しましょう。具体的に、どのような作業に時間がかかっているのか、どのようなツールが使われていないのかを観察します。例えば、データの照合にCtrl+Fを使っている、名札作成にコピペを使っているといった具体的な事例を記録しておくと、後々の提案に役立ちます。
- 業務プロセスの可視化: 各業務がどのような手順で行われているのかを把握し、どこに無駄があるのかを分析します。業務フロー図を作成したり、実際の作業時間を計測したりすることで、問題点が明確になります。
- 社員の意識調査: 社員が現状の業務効率についてどのように考えているのか、改善の必要性を感じているのかなどを、間接的に探ることも重要です。休憩時間や雑談の中で、さりげなく意見を聞いてみましょう。
これらの分析を通じて、職場の課題を具体的に把握し、改善の優先順位を決定することができます。
2. コミュニケーション戦略：相手を尊重し、共感を呼ぶ
次に、周囲に働きかけるための効果的なコミュニケーション戦略を立てましょう。相手を不快にさせずに、協力体制を築くためには、以下の3つのポイントが重要です。
- 相手の立場を尊重する: 自分の知識やスキルをひけらかすのではなく、相手の立場や考え方を理解しようと努めましょう。相手がなぜ現状のやり方を選んでいるのか、その背景にある事情を考慮することが大切です。
- 共感を呼ぶ: 「私も以前は同じように時間をかけていたんです」といったように、自分の過去の経験を交えながら、相手の共感を呼ぶような話し方を心がけましょう。共通の悩みや課題を共有することで、距離が縮まります。
- 感謝の気持ちを伝える: 相手にアドバイスをする際には、「いつもありがとうございます。おかげで助かっています」といった感謝の気持ちを伝えることを忘れずに。相手の自尊心を傷つけないように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
これらのポイントを踏まえ、具体的なコミュニケーションの例を見ていきましょう。
3. 具体的な提案：段階的に、かつ効果的に進める
現状分析とコミュニケーション戦略に基づき、具体的な提案を段階的に行いましょう。焦らず、着実に進めていくことが重要です。
- ステップ1：小さな改善から始める: いきなり大きな改革を提案するのではなく、まずは小さな改善から始めましょう。例えば、あなたが担当している業務の中で、Excelの関数やWordの差し込み印刷を活用することで、効率が大幅に向上する部分があれば、積極的に提案してみましょう。
例：「〇〇さんの業務、いつも大変そうですね。もしよければ、この方法を使ってみませんか？〇〇関数を使えば、〇〇の作業が短縮できますよ。」 - ステップ2：成功事例の共有: あなたが効率化した業務の成果を、積極的に共有しましょう。例えば、あなたが作成したExcelシートや、Wordのテンプレートを、他の社員にも共有し、その効果を具体的に示すことで、興味を持ってもらいやすくなります。
例：「この前、〇〇さんの名札作成を手伝ったんですが、差し込み印刷を使うと、こんなに早くできるんですよ。」 - ステップ3：研修や勉強会の提案: 社員全体のスキルアップを図るために、ExcelやWordの研修や勉強会を提案してみましょう。あなたが講師を務めることもできますし、外部の専門家を招くこともできます。
例：「Excelのスキルアップのために、みんなで勉強会を開きませんか？私が知っている範囲で、教えることもできますよ。」 - ステップ4：上司への相談: 職場の改善について、上司に相談することも有効です。あなたの提案が、上司の目に留まれば、よりスムーズに改善が進む可能性があります。
例：「最近、職場の業務効率について、色々と考えていることがあります。もしよければ、一度、相談に乗っていただけませんか？」
これらのステップを踏むことで、職場のOAスキルを向上させ、社員の意識改革を促すことができます。
4. 成功事例から学ぶ：他社の事例を参考に、ヒントを得る
他の企業でも、OAスキル向上のための様々な取り組みが行われています。成功事例を参考に、自社に合った方法を検討してみましょう。
- 事例1：株式会社〇〇（仮）:
この会社では、社員のExcelスキル向上のために、eラーニングシステムを導入しました。社員は、自分のペースで学習を進めることができ、スキルアップを図ることができました。また、Excelスキルコンテストを開催し、社員のモチベーション向上にも繋がりました。 - 事例2：株式会社△△（仮）:
この会社では、業務効率化ツールを導入し、業務プロセスの改善を図りました。具体的には、RPA（Robotic Process Automation）を導入し、定型的な業務を自動化することで、社員の負担を軽減しました。 - 事例3：株式会社□□（仮）:
この会社では、社員が互いに教え合う文化を醸成するために、Excelの達人社員が、他の社員にExcelの使い方を教える「Excel道場」を開催しました。社員同士が教え合うことで、スキルアップだけでなく、コミュニケーションも活性化されました。
これらの事例を参考に、あなたの職場に合った方法を検討し、実践してみましょう。
5. 継続的な取り組み：PDCAサイクルを回す
OAスキルの向上と、社員の意識改革は、一朝一夕にできるものではありません。継続的な取り組みが必要です。PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Act）を回し、改善を繰り返すことで、より効果的な結果を出すことができます。
- Plan（計画）: 改善目標を設定し、具体的な計画を立てます。
- Do（実行）: 計画を実行します。
- Check（評価）: 実行結果を評価し、課題を抽出します。
- Act（改善）: 評価結果に基づいて、改善策を講じます。
このサイクルを繰り返すことで、着実に改善を進めることができます。
6. 専門家の意見：プロの視点からアドバイスを得る
より専門的なアドバイスを得るために、キャリアコンサルタントや、OAスキルに関する専門家に相談することも有効です。専門家は、あなたの状況に合わせて、具体的なアドバイスやサポートを提供してくれます。
例えば、あなたの職場に合った研修プログラムの提案や、業務効率化ツールの選定に関するアドバイスを受けることができます。また、キャリアコンサルタントに相談することで、今後のキャリアプランについて、アドバイスを受けることも可能です。
専門家の意見を取り入れることで、より効果的に、職場のOAスキル向上と、社員の意識改革を進めることができます。
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7. まとめ：あなたの行動が、職場を変える
この記事では、あなたが職場でOAスキルに関する課題を解決し、周囲の向上心を刺激するための具体的な方法を解説しました。現状分析、コミュニケーション戦略、具体的な提案、成功事例の共有、継続的な取り組み、専門家の意見、これらのステップを踏むことで、あなたの経験と知識を活かし、職場全体の効率アップに貢献することができます。
あなたの行動が、職場を変える力となります。一歩ずつ、着実に進んでいきましょう。
この記事が、あなたのキャリアアップの一助となれば幸いです。