イベント企画の司会者手配！営業担当への電話で失礼のない伝え方とは？
イベント企画の司会者手配！営業担当への電話で失礼のない伝え方とは？
イベントの企画を進める中で、司会者の手配は成功を左右する重要な要素です。しかし、営業担当者への連絡方法を誤ると、せっかくの企画もスムーズに進まない可能性があります。この記事では、イベント企画の経験が浅い方でも、司会者手配を円滑に進めるための電話のかけ方について、具体的なアドバイスを提供します。
今度、個人的に仲間を集めてあるイベントを開こうと思っています。そこで、知り合いにイベントの司会を仕事にしている人がいるので、声をかけたところ、「私は仕事引き受けてもいいけど、とりあえず営業に企画書を出して」と言われました。
そこで、企画書を出したのですが１週間待っても返事がないので知り合いの方から教えてもらった営業の人の携帯に電話をしようと思っています。
その時なのですが、最初は自分の名前だけ伝えればいいのでしょうか？それとも一応企画書を送付したメールにはイベント名も書いてあるので、「〇〇というイベントで司会者の派遣をお願いしたいと思っている〇〇と申します。」という形のほうがいいのでしょうか。
知り合いの司会業の方は営業の方に伝えてくれているとは思いますし、私も「メールに貴社に所属している〇〇さんから■■様へ企画書を送るように・・・」とメールに書きましたので「あああ！はいはい！あなたね」という感じになるかな？とは思うのですが、アドバイスをいただけると幸いです。
電話をかける前の準備：相手への配慮と目的の明確化
電話をかける前に、まずは相手の状況を想像し、失礼のない対応を心がけましょう。相手の立場を理解することで、よりスムーズなコミュニケーションが可能になります。
- 企画書の確認： 企画書の内容を改めて確認し、イベントの目的、司会者に求める役割、予算などを明確にしておきましょう。これにより、電話でのやり取りがスムーズに進み、相手に的確な情報を伝えることができます。
- 相手の情報を再確認： 営業担当者の名前、役職、連絡先などを再確認しましょう。メールの履歴や、知り合いの司会業の方からの情報も参考に、相手との関係性を把握しておくと、より適切な対応ができます。
- 電話の目的を明確にする： 電話の目的を明確にしておくことで、話が脱線することを防ぎ、効率的にコミュニケーションを進めることができます。今回は、企画書に対する返答の確認、司会者手配の進捗状況の確認、追加の質問など、目的を整理しておきましょう。
電話のかけ方：スムーズなコミュニケーションのためのステップ
電話をかける際には、以下のステップを踏むことで、相手に好印象を与え、スムーズなコミュニケーションを実現できます。
- 自己紹介： 冒頭で、自分の名前と、イベント名、司会者派遣の件で連絡した旨を伝えます。これにより、相手はすぐにあなたの意図を理解し、話を聞く準備ができます。
例：「〇〇（あなたの名前）と申します。〇〇（イベント名）の司会者派遣について、〇〇様（営業担当者の名前）にご連絡いたしました。」
- 用件の要約： 企画書を送付したこと、返答を待っていること、連絡が遅れていることへの理解を示し、用件を簡潔に伝えます。
例：「先日は、〇〇（イベント名）の企画書をお送りいたしました。現在、そちらの件でご返答をお待ちしているのですが、何かご都合が悪かったでしょうか？」
- 相手への配慮： 相手の状況を気遣う言葉を添え、相手が話しやすい雰囲気を作ります。
例：「お忙しいところ恐れ入ります。」「何かご事情がおありでしょうか？」
- 具体的な質問： 企画書の内容について、具体的な質問をします。返答の遅れについて、理由を確認することも重要です。
例：「企画書の内容について、何かご不明な点や、ご検討いただいている点などございましたら、お聞かせいただけますでしょうか？」「何かご都合が悪かったのでしょうか？」
- 今後のアクション： 今後の進め方について、相手と合意します。
例：「〇〇日までにご返答いただけるとのこと、ありがとうございます。それでは、その日までお待ちしております。」「〇〇様のご都合の良い時間帯に、改めてお電話させていただいてもよろしいでしょうか？」
- 感謝の言葉： 最後に、時間を割いてくれたことへの感謝を伝えます。
例：「お忙しい中、お時間をいただき、誠にありがとうございました。」
電話対応のポイント：好印象を与えるための具体的なアドバイス
電話での対応は、相手に与える印象を大きく左右します。以下のポイントを意識して、好印象を与えましょう。
- 明るくハキハキとした声で話す： 声のトーンは、相手に与える印象を大きく左右します。明るくハキハキとした声で話すことで、相手に好印象を与え、コミュニケーションを円滑に進めることができます。
- 丁寧な言葉遣い： 丁寧な言葉遣いは、相手への敬意を示すだけでなく、信頼感を高める効果があります。敬語を正しく使い、失礼のない言葉遣いを心がけましょう。
- 相手の話をよく聞く： 相手の話を最後までしっかりと聞き、理解しようと努める姿勢を示すことが重要です。相手の発言を遮ることなく、相槌を打ちながら聞くことで、相手に安心感を与え、円滑なコミュニケーションを促すことができます。
- 簡潔で分かりやすい説明： 情報を整理し、簡潔で分かりやすく説明することで、相手の理解を深めることができます。専門用語を避け、誰にでも理解できる言葉で説明することを心がけましょう。
- メモを取る： 電話中にメモを取ることで、重要な情報を記録し、後で確認することができます。相手の発言の要点をメモし、質問事項や今後のアクションを整理しておきましょう。
- 時間厳守： 電話をかける時間帯にも配慮しましょう。相手の就業時間や、多忙な時間帯を避けて電話をかけることで、相手に迷惑をかけることなく、スムーズなコミュニケーションを実現できます。
断られた場合の対処法：次へのステップにつなげる
万が一、司会者派遣を断られた場合でも、落胆せずに次へのステップにつなげることが重要です。
- 理由の確認： 断られた理由を具体的に確認し、今後の参考にしましょう。
例：「今回は残念ですが、理由を教えていただけますでしょうか？今後のイベント企画の参考にさせていただきます。」
- 代替案の検討： 予算やスケジュールに合わせて、代替案を検討しましょう。
例：予算を抑えた司会者、または、他のイベント企画会社への依頼などを検討する。
- 感謝の気持ち： 時間を割いてくれたことへの感謝を伝え、良好な関係を保ちましょう。
例：「お忙しい中、ご検討いただき、ありがとうございました。」
- 今後の関係性： 今後のイベント企画について、相談できる関係性を築きましょう。
例：「また、機会がありましたら、ぜひご相談させてください。」
成功事例：円滑な司会者手配を実現したケーススタディ
以下に、円滑な司会者手配を実現した成功事例を紹介します。これらの事例を参考に、あなたのイベント企画に役立ててください。
- 事例1： 企画段階から営業担当者と密に連携し、イベントの目的や予算を共有。営業担当者は、適切な司会者を選定し、スムーズな交渉を実現しました。
ポイント： 事前の情報共有と、密なコミュニケーションが成功の鍵。
- 事例2： 企画書だけでなく、イベントのイメージを伝える資料を準備。営業担当者は、司会者にイベントの魅力を伝え、高いモチベーションを引き出すことができました。
ポイント： 視覚的な情報も活用し、相手にイベントの魅力を伝える。
- 事例3： 営業担当者との定期的な進捗報告を行い、問題が発生した場合も迅速に対応。これにより、イベントは成功裏に終わり、良好な関係を築くことができました。
ポイント： 継続的なコミュニケーションと、問題解決能力が重要。
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まとめ：円滑なコミュニケーションで、イベント成功への第一歩を
イベントの司会者手配は、イベントの成功を左右する重要な要素です。営業担当者への電話のかけ方を工夫することで、スムーズなコミュニケーションを実現し、円滑な司会者手配につなげることができます。事前の準備、丁寧な言葉遣い、相手への配慮を心がけ、あなたのイベントを成功に導きましょう。
この記事で紹介した内容を参考に、自信を持って電話をかけ、素晴らしいイベントを実現してください。あなたのイベントが成功することを心から願っています。