営業事務の仕事内容、どこまでやるべき？崩壊寸前のチームを救う、あなたのキャリア戦略
営業事務の仕事内容、どこまでやるべき？崩壊寸前のチームを救う、あなたのキャリア戦略
この記事では、営業事務の仕事内容について悩み、チームが崩壊寸前の状況でどのようにキャリアを築いていくか悩んでいるあなたへ、具体的な解決策とキャリア戦略を提示します。あなたは現在、営業事務として多岐にわたる業務をこなし、会社の屋台骨を支えているにも関わらず、その努力が正当に評価されないというジレンマを抱えているかもしれません。この記事を通じて、あなたの置かれた状況を客観的に分析し、今後のキャリアを切り開くための具体的なステップを提示します。
サービス業の営業事務をしています。もともと課長、営業4名、営業事務1名の6名体制で仕事を行っており主に営業事務の仕事内容が『お客様対応・細々した書類などの手配・営業電話』の3点に絞られていたのですが、課長が昇給し部長へ。営業の中から課長を一人選抜し、上手く回り始めたと思えば課長の実母が倒れ介護のため実家へ帰省、そのまま退職。再度新たに選抜した課長は精神的に病んでしまい退職。現在3名体制で仕事を回している状態です。
ベンチャー企業のため営業は受注をとってくるだけではなく諸手配、クロージングまでオールラウンドに対応するのが私の会社では暗黙のルールとなっているのですが、前課長（現部長）の方針で諸手配～クロージングまでの処理をすべて事務に一任していたため営業がただ取ってくることしかできず、わからないことがあれば都度指示したり教えなければならない状況。取ってくることに関しては優秀なので、喜ばしいことに売り上げは上昇しているのですが、ただでさえ2名抜けた状態の上での売り上げ上昇で営業が週休0なんてときもざらにあります。上記状況下のため営業には頼れず、やむなく課長が行っていた仕事を私がやらざるを得ない状況になりました（日々課長とコミュニケーションをとっていたので他業務の流れは大体把握していました）現在は管理職に近い業務も加え行っています。具体例ですと新規依頼対応・管理、既存顧客管理、売り上げ管理、人の手配、クレーム対応、営業・お客様・スタッフへのフォロー・・数えるときりがありません。
上記状態にもかかわらず「営業事務は生産性がない。休日出勤を行い営業電話なり売り上げをあげることに尽力しろ」と社長から言い渡されました。厳密な内部状況を知らないとはいえデリカシーに欠ける言葉に唖然としました。
ただ現実問題、管理業務が増えてしまったため営業電話などが後回しになっているのは事実ですので本来行っていた業務に集中しようと思うのですが、そうなると管理業務を減らさねばなりません。でも減らすとなると課自体が崩壊する可能性もあり・・
状況が状況なだけに判断が難しいケースだとは思いますが、是非経験者様のご意見お聞かせいただきたく。宜しくお願いします。
現状分析：あなたの置かれた状況を理解する
まず、あなたの置かれた状況を客観的に分析することから始めましょう。あなたは、営業事務として入社したにも関わらず、人員不足により、管理職に近い業務を兼務せざるを得ない状況に陥っています。具体的には、新規依頼対応、既存顧客管理、売上管理、人員手配、クレーム対応、営業・顧客・スタッフへのフォローなど、多岐にわたる業務をこなしています。これは、あなたの能力が高く、会社にとって不可欠な存在であることを示唆しています。しかし、その一方で、あなたの貢献が正当に評価されず、不当な言葉をかけられているという事実は、非常に深刻な問題です。
- 人員不足による業務過多: 2名の退職により、業務量が増加し、負担が大きくなっている。
- 評価の不一致: 会社の業績に貢献しているにも関わらず、その努力が正当に評価されていない。むしろ、営業事務としての本来の業務に集中するように指示されている。
- コミュニケーション不足: 社長は、あなたの具体的な業務内容やチームの状況を正確に把握していない。
- キャリアの停滞: 管理業務をこなしているにも関わらず、キャリアアップの機会が与えられない可能性がある。
ステップ1：現状の業務内容を可視化し、優先順位をつける
現状を打破するために、まずはあなたの業務内容を明確に可視化しましょう。以下のステップに従って、あなたの業務を整理してください。
- 業務内容のリストアップ: 現在行っているすべての業務を詳細にリストアップします。
- お客様対応
- 書類手配
- 営業電話
- 新規依頼対応・管理
- 既存顧客管理
- 売上管理
- 人の手配
- クレーム対応
- 営業・お客様・スタッフへのフォロー
- その他
- 業務時間の測定: 各業務に費やす時間を測定します。1日、1週間、1ヶ月など、適切な期間で測定し、時間配分を把握します。
- 重要度の評価: 各業務の重要度を評価します。重要度を「高」「中」「低」の3段階で評価し、優先順位を決定します。
- 高: 会社の売上に直接貢献する業務、顧客満足度を向上させる業務、法的義務のある業務
- 中: 業務の円滑な遂行に必要な業務、間接的に売上に貢献する業務
- 低: 付随的な業務、効率化できる業務
- 業務の可視化ツール:
- ExcelやGoogleスプレッドシート: 表計算ソフトを使って、業務内容、時間、重要度を一覧で管理する。
- タスク管理ツール: Trello、Asana、Todoistなどのツールを使って、タスクの進捗状況を可視化し、優先順位を管理する。
- 業務フロー図: 各業務のプロセスを図解し、ボトルネックを特定する。
このプロセスを通じて、あなたが何に時間を費やし、どの業務が重要なのかを客観的に把握できます。これにより、不要な業務を削減し、本当に必要な業務に集中するための基盤を築くことができます。
ステップ2：上司や社長とのコミュニケーション戦略
現状を変えるためには、上司や社長とのコミュニケーションが不可欠です。感情的にならず、論理的にあなたの状況を説明し、理解を求める必要があります。
- 客観的なデータを示す: ステップ1で作成した業務内容のリストと時間配分のデータを示し、あなたの業務が多岐にわたることを具体的に説明します。
- 問題点を明確にする: 営業事務としての本来の業務に集中できない原因を説明し、チームの現状と課題を共有します。
- 人員不足により、管理業務を兼務せざるを得ない状況であること。
- 営業担当者が、諸手配やクロージングに不慣れであり、サポートが必要であること。
- 本来の業務である営業電話や書類作成に時間が割けないこと。
- 提案を行う: 解決策を提案し、協力を求めます。
- 人員増強の必要性を訴える。
- 営業担当者の教育・研修を提案する。
- 業務分担の見直しを提案する。
- あなたのキャリアアップを考慮した業務内容への再編を提案する。
- 具体的なアクションプランを提示:
- 上司との面談: 定期的に上司と面談を行い、進捗状況や課題を共有し、協力体制を築く。
- 社長への報告: 状況を正確に社長に伝え、理解を求める。可能であれば、社長との定期的な面談を設定する。
- 書面での報告: 業務内容、時間配分、課題、提案をまとめた報告書を作成し、関係者に提出する。
コミュニケーションを通じて、あなたの置かれた状況を理解してもらい、協力体制を築くことができれば、状況は大きく改善する可能性があります。
ステップ3：自己研鑽とスキルアップ
現状を変えるためには、自己研鑽とスキルアップも重要です。あなたの能力を高め、キャリアアップの道を開くために、以下の点を意識しましょう。
- 管理能力の向上:
- プロジェクト管理: 複数のタスクを同時進行し、期限内に完了させるためのスキルを習得する。
- チームマネジメント: チームメンバーをまとめ、目標達成に向けて導くためのスキルを学ぶ。
- 問題解決能力: 発生した問題を分析し、解決策を見つけ出すためのスキルを磨く。
- 専門スキルの習得:
- 営業事務関連スキル: 顧客対応、書類作成、データ分析などのスキルを向上させる。
- ITスキル: Excel、Word、PowerPointなどの基本的なPCスキルに加え、業務効率化に役立つITツールを習得する。
- ビジネススキル: コミュニケーション能力、プレゼンテーション能力、交渉力などを向上させる。
- 学習方法:
- 資格取得: 事務関連の資格（秘書検定、MOSなど）や、ビジネス関連の資格（TOEIC、簿記など）を取得する。
- オンライン学習: Udemy、Coursera、Udacityなどのオンライン学習プラットフォームを利用して、必要なスキルを学ぶ。
- セミナー・研修への参加: 専門的な知識やスキルを習得するためのセミナーや研修に参加する。
- 書籍の活用: ビジネス書や専門書を読み、知識を深める。
自己研鑽とスキルアップを通じて、あなたの市場価値を高め、キャリアアップの機会を掴みましょう。
ステップ4：キャリアパスの検討と選択肢
あなたのキャリアパスを検討し、今後の選択肢を明確にしましょう。現在の状況を打破し、あなたの理想とするキャリアを実現するために、以下の点を考慮してください。
- キャリアパスの選択肢:
- 営業事務としてのキャリアアップ: 営業事務のスペシャリストとして、管理職やリーダーシップポジションを目指す。
- 管理部門への異動: 経理、人事、総務などの管理部門へ異動し、専門性を高める。
- 営業部門への異動: 営業アシスタントや営業企画など、営業部門で活躍する。
- 転職: より良い労働条件やキャリアアップの機会を求めて、転職する。
- 起業: 自分のビジネスを立ち上げ、独立する。
- 自己分析:
- 強みと弱みの分析: 自分の強みと弱みを客観的に分析し、得意な分野を活かせるキャリアパスを選択する。
- 興味関心の明確化: どのような仕事に興味があるのか、どのような働き方をしたいのかを明確にする。
- 価値観の特定: 仕事を通して何を成し遂げたいのか、どのような価値観を大切にしたいのかを明確にする。
- 情報収集:
- 業界・企業の調査: 興味のある業界や企業について調べ、どのような仕事があるのか、どのようなスキルが求められるのかを把握する。
- ロールモデルの探索: 自分の理想とするキャリアを歩んでいる人を探し、その人の経験や考え方を参考に、自分のキャリアプランを立てる。
- キャリアコンサルタントへの相談: キャリアコンサルタントに相談し、客観的なアドバイスやサポートを受ける。
自己分析と情報収集を通じて、あなたのキャリアパスを明確にし、最適な選択肢を選びましょう。
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ステップ5：転職という選択肢
もし、現状の会社で状況が改善しない場合、転職も選択肢の一つです。転職を検討する際には、以下の点を考慮しましょう。
- 転職活動の準備:
- 自己分析: 自分の強み、弱み、興味関心、キャリアビジョンを明確にする。
- 情報収集: 転職先の業界、企業、職種について調べる。
- 履歴書・職務経歴書の作成: 自分の経験やスキルを効果的にアピールできるように、履歴書と職務経歴書を作成する。
- 面接対策: 面接でよく聞かれる質問への回答を準備し、模擬面接を行う。
- 転職先の選定:
- 企業文化: 自分の価値観に合った企業文化の会社を選ぶ。
- 労働条件: 給与、福利厚生、勤務時間など、自分の希望に合った労働条件の会社を選ぶ。
- キャリアアップの機会: 自分のキャリアプランに合った、成長できる環境の会社を選ぶ。
- 企業の安定性: 企業の業績や将来性などを考慮し、安定した企業を選ぶ。
- 転職活動の進め方:
- 転職エージェントの活用: 転職エージェントに登録し、求人紹介、履歴書・職務経歴書の添削、面接対策などのサポートを受ける。
- 転職サイトの活用: 転職サイトで求人情報を検索し、応募する。
- 企業のホームページからの応募: 興味のある企業のホームページから直接応募する。
- 人脈の活用: 知人や友人から、転職に関する情報を得る。
転職は、あなたのキャリアを大きく変えるチャンスです。しっかりと準備し、慎重に選択することで、あなたの理想とするキャリアを実現することができます。
まとめ：あなたのキャリアを切り開くために
この記事では、営業事務の仕事内容について悩み、チームが崩壊寸前の状況でどのようにキャリアを築いていくか悩んでいるあなたへ、具体的な解決策とキャリア戦略を提示しました。現状を客観的に分析し、業務内容を可視化し、上司や社長とのコミュニケーションを図り、自己研鑽とスキルアップを行い、キャリアパスを検討し、必要であれば転職という選択肢も視野に入れることで、あなたのキャリアを切り開くことができます。
あなたの努力と能力は、必ず評価されるべきです。現状に満足せず、積極的に行動することで、あなたの理想とするキャリアを実現してください。あなたの今後の活躍を心から応援しています。