英語での電話対応に困っていませんか？明日から使える具体的な対処法を伝授！
英語での電話対応に困っていませんか？明日から使える具体的な対処法を伝授！
この記事では、英語での電話対応に苦戦しているあなたに向けて、具体的な解決策と、自信を持って対応できるようになるためのステップを徹底解説します。英語での電話対応は、多くのビジネスパーソンにとって頭を悩ませる問題です。特に、相手の意図が掴めず、どのように対応すれば良いのか迷ってしまう経験は誰しもあるでしょう。この記事を読めば、明日からすぐに使える具体的なフレーズや、状況に応じた対応方法を習得し、英語での電話対応に対する不安を解消できます。
最近、英語での電話が頻繁にかかってきます。内容は、ビジネスの話をしたいから、営業マネージャーにつないで欲しいというものです。相手の会社名等は不明で、ひたすらビジネスの話をしたいと言っています。(私は英語を話すことはできませんが、相手の言っていることは何となく分かります) 取引先ではないのは確実で、営業部に繋ぐことはしないというのが会社のルールです。以下、どのような口語になるのか翻訳していただけたらと思います。
- もしあなたがだが本当にビジネスの話をしたいならば、日本語で喋って下さい。
- 誰に電話を繋いで欲しいのか、個人名を言って下さい。
- 申し訳ありませんが、お答えできないので、電話を切らせていただきます。
よろしくお願いします。
なぜ英語での電話対応が難しいのか？
英語での電話対応が難しいと感じる原因は、いくつか考えられます。
- 言語能力の不安: 英語でのコミュニケーションに自信がない場合、相手の言っていることを正確に理解できるか、自分の意図を正しく伝えられるかという不安が生まれます。
- ビジネス特有の表現: ビジネスシーンでは、日常会話とは異なる専門用語や丁寧な表現が求められます。これらの表現に慣れていないと、スムーズな対応が難しくなります。
- 非言語的コミュニケーションの欠如: 対面でのコミュニケーションと異なり、電話では相手の表情や身振り手振りが分からないため、相手の感情や意図を正確に把握することが難しくなります。
- プレッシャー: 会社の代表として電話に出るというプレッシャーから、緊張してしまい、うまく対応できなくなることがあります。
これらの要因が複合的に作用し、英語での電話対応を難しく感じさせているのです。
英語での電話対応をスムーズにするための具体的なステップ
英語での電話対応をスムーズにするためには、事前の準備と、状況に応じた対応が重要です。ここでは、具体的なステップを解説します。
ステップ1: 事前準備
電話対応前に準備をしておくことで、自信を持って対応できるようになります。
- よくある質問と回答の準備: 会社の代表電話にかかってくる電話は、似たような内容であることが多いです。よくある質問と回答を事前に準備しておきましょう。例えば、以下のような質問が考えられます。
- “Could you please tell me the purpose of your call?” (電話の目的を教えていただけますか？)
- “Could you please state your company name?” (会社名をおっしゃっていただけますか？)
- “I’m sorry, but I’m not the person in charge.” (申し訳ありませんが、私は担当者ではありません。)
- 必要な情報の整理: 会社名、部署名、担当者名など、電話で聞かれる可能性のある情報を事前に整理しておきましょう。メモを用意しておくと、スムーズに対応できます。
- 英語での自己紹介の準備: 自分の名前と所属部署を英語で言えるようにしておきましょう。
例: “Hello, this is [Your Name] from [Your Department].” (こんにちは、[あなたの名前]です。[あなたの部署]から参りました。) - 会社のルール確認: 会社として、どのような電話には対応し、どのような電話には対応しないのか、ルールを確認しておきましょう。特に、営業電話への対応については、明確なルールを把握しておくことが重要です。
ステップ2: 電話対応中の具体的なフレーズと対応
電話がかかってきた際の具体的なフレーズと、状況に応じた対応方法を解説します。
1. 電話に出る
電話に出る際は、ハキハキとした声で、相手に好印象を与えましょう。
- 基本のフレーズ:
“Hello, [Company Name], [Your Name] speaking.” (もしもし、[会社名]の[あなたの名前]です。) - ポイント: 会社名と自分の名前を明確に伝えましょう。
2. 相手の意図を確認する
相手が誰で、何の用件で電話をしてきたのかを確認します。
- 基本のフレーズ:
- “Thank you for calling. How may I help you?” (お電話ありがとうございます。どのようなご用件でしょうか？)
- “Could you please tell me the purpose of your call?” (電話の目的を教えていただけますか？)
- “Could you please state your company name?” (会社名をおっしゃっていただけますか？)
- ポイント: 相手に失礼のないように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
3. 相手が営業電話の場合
営業電話の場合、会社としての対応ルールに従い、丁寧に対応します。
- 基本のフレーズ:
- “I’m sorry, but we are not accepting any sales calls at this time.” (申し訳ありませんが、現在、営業電話はお受けしておりません。)
- “Could you please send us the information by email?” (メールで資料を送っていただけますか？)
- “I’m sorry, but I’m not the person in charge of this matter.” (申し訳ありませんが、私はこの件の担当者ではありません。)
- “Thank you for your interest. However, we are not interested in your offer at this time.”（ご興味をお寄せいただきありがとうございます。しかしながら、今回はご提案をお受けすることができません。）
- “I am sorry, but we do not accept unsolicited sales calls. Thank you for your understanding.”（申し訳ありませんが、こちらから営業電話をお断りしております。ご理解のほどよろしくお願いいたします。）
- ポイント: 相手に不快感を与えないように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
4. 担当者に繋ぐ場合
担当者に繋ぐ必要がある場合は、相手に丁寧な言葉で伝え、保留にしましょう。
- 基本のフレーズ:
- “Please hold for a moment.” (少々お待ちください。)
- “I will transfer you to the person in charge.” (担当者にお繋ぎします。)
- “Please hold the line.” (そのままお待ちください。)
- ポイント: 保留にする前に、必ず相手に一声かけましょう。
5. 電話を切る
電話を切る際も、丁寧な言葉で感謝の気持ちを伝えましょう。
- 基本のフレーズ:
- “Thank you for calling.” (お電話ありがとうございました。)
- “Have a nice day.” (良い一日をお過ごしください。)
- “Goodbye.” (さようなら。)
- ポイント: 相手が電話を切るまで、受話器を置かないようにしましょう。
ステップ3: 困ったときの対処法
どうしても対応に困った場合は、落ち着いて以下の方法を試してみましょう。
- 相手に聞き返す: 相手の言っていることが分からない場合は、遠慮なく聞き返しましょう。
例: “I’m sorry, could you please repeat that?” (すみません、もう一度言っていただけますか？) - ゆっくり話してもらう: 相手にゆっくり話してもらうようにお願いしましょう。
例: “Could you please speak a little slower?” (もう少しゆっくり話していただけますか？) - メモを取る: 相手の会社名や用件をメモしておくと、後で役立ちます。
- 上司や同僚に相談する: どうしても対応できない場合は、上司や同僚に助けを求めましょう。
- 電話を代わる: 状況に応じて、対応できる人に電話を代わるのも一つの手です。
成功事例から学ぶ
実際に、英語での電話対応に成功した人の事例を紹介します。これらの事例から、効果的な対応方法を学びましょう。
- 事例1: ある会社の受付担当者は、毎日英語での電話対応に苦労していましたが、事前に「よくある質問と回答」を準備し、英語での自己紹介を練習しました。その結果、自信を持って対応できるようになり、顧客からの評価も向上しました。
- 事例2: 営業部の社員は、英語での電話で顧客からの問い合わせに対応する必要がありました。彼は、電話対応のロールプレイングを繰り返し行い、ビジネス英語の表現を習得しました。その結果、顧客とのコミュニケーションがスムーズになり、商談成立率も向上しました。
- 事例3: ある企業の秘書は、海外からの電話を多く受けていました。彼女は、英語での電話対応マニュアルを作成し、チーム全体で共有しました。その結果、チーム全体の対応スキルが向上し、業務効率も改善されました。
英語での電話対応スキルを向上させるためのその他のヒント
英語での電話対応スキルをさらに向上させるためのヒントを紹介します。
- 英語学習: 英語のリスニング力、スピーキング力を向上させるために、積極的に英語学習に取り組みましょう。オンライン英会話、英語学習アプリ、英語教材などを活用するのも良いでしょう。
- ロールプレイング: 英語での電話対応のロールプレイングを繰り返し行い、実践的なスキルを磨きましょう。同僚や友人、オンライン英会話の講師に協力してもらうのも良いでしょう。
- 録音: 自分の電話対応を録音し、聞き返すことで、改善点を見つけることができます。発音や表現の改善に役立ちます。
- フィードバック: 上司や同僚からフィードバックをもらい、改善点を見つけましょう。
- ビジネス英語の学習: ビジネスシーンで頻繁に使われる英語表現を学びましょう。
- 異文化理解: 異文化理解を深めることで、相手の文化背景を理解し、より円滑なコミュニケーションを図ることができます。
これらのヒントを参考に、継続的にスキルアップを目指しましょう。
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まとめ
英語での電話対応は、事前の準備と、状況に応じた柔軟な対応が重要です。この記事で紹介した具体的なステップと、成功事例、スキルアップのヒントを参考に、自信を持って電話対応に臨みましょう。もし、それでも不安が残る場合は、wovieのLINE相談をご利用ください。専門家があなたの悩みに寄り添い、解決策を提案します。
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