見積書・発注書なし！困った年上営業社員への対応策：経理事務のあなたが取るべきステップ
見積書・発注書なし！困った年上営業社員への対応策：経理事務のあなたが取るべきステップ
あなたは、経理業務を一人で担う30代の女性事務員さんですね。昨年入社した50代の営業社員が、見積書や発注書なしで業務を進めるため、対応に苦慮しているとのこと。取引先とのやり取り、社内規定、そして上司との関係性など、多くの課題を抱え、日々の業務に大きな負担を感じていることと思います。今回は、あなたの抱える問題に対して、具体的な解決策と、より良い職場環境を築くためのヒントを提案します。
発注、受注、見積り書類を提出しない、年上の中途採用営業社員について対応に困っています。
私は、従業員10名の会社で経理をしている30代の女性事務員です。
昨年、中途採用で入社した50代の営業社員が見積書、発注書を出さずに、お取引業者に口約束、メールのメモで業務を発注します。
取引先より、請求書、請書が来てはじめて業務を発注したことを知ります。
また、弊社が受注する際も、見積書、請書を発行しません。「請求書この金額で出しといてー、」と言われます。
書類を作成するように、何度もお願いしても「わかったわかった」と言ってやりません。もしくは、「経理の仕事だろ！俺は忙しいんだ、稼いできてるんだ！」と逆切れされます。
仕方なく、請求書や請書は作成しますが、会社の経理を一人で行っているので、注文書、見積書まで手が回りません。
経営者にも相談し、注意してもらったのですが、そのときは、「わかりました、すいません」と言うのですが、まったく変化はなく、より経理の私にあたりが強くなりました。
また、他の社員にも、前の会社では全部経理がやっていた。この会社は経理に甘いと、文句を言っているそうです。
会社には愛情があり、社長も他の社員も良い方です。できれば、続けたいのですが、この状況はつらいです。
経理が本当に、全部やるべきなのでしょうか？社長は、日々忙しく営業や業務にまわっているので、何度も相談しては悪いと思ってしまいます。
経理あずかる身として、社員全員に公平に売上計上等の社内規定を作成し、社長に提案、経理を円滑にしたいと思います。
みなさんの会社では、書類を提出してもらうためにどのようなルールづくりをしていますか？また、提出しない社員に対して罰則など設定していらっしゃいますか？
長々と書いてしまいましたが、アドバイスいただけると助かります。
追伸：そんな社員やめさせてしまえと友人に言われましたが、いま、社員を辞めさせるには相当な理由が必要なのでそれは無理です。辞めさせろ以外のアドバイスだと、ありがたいです。すいません。
どうぞよろしくおねがいします。
問題の本質を理解する
まず、あなたが直面している問題の本質を理解することから始めましょう。単に書類がないということだけでなく、そこには様々な要因が絡み合っています。
- コミュニケーション不足: 営業社員との間で、業務プロセスや書類作成の重要性についての認識が共有されていない可能性があります。
- 役割分担の曖昧さ: 経理と営業の役割分担が明確でなく、営業社員が書類作成を軽視している可能性があります。
- 社内ルールの欠如: 書類作成に関する明確なルールや、それに従わない場合のペナルティが整備されていない可能性があります。
- 対人関係の課題: 年上の社員とのコミュニケーションに遠慮があり、強く注意できない状況かもしれません。
具体的な解決策
これらの問題を解決するために、具体的なステップを踏んでいきましょう。
1. コミュニケーションの改善
まずは、営業社員とのコミュニケーションを積極的に行いましょう。感情的にならず、冷静に現状を伝え、協力体制を築くことが重要です。
- 個別面談の実施: 営業社員と1対1で面談を行い、書類作成の必要性とその理由を説明します。具体的には、
- 書類がないと、正確な売上計上ができないこと。
- 取引先とのトラブルの原因になる可能性があること。
- 会社のコンプライアンス（法令遵守）に違反する可能性があること。
などを説明し、理解を求めましょう。
- 共通認識の形成: 書類作成は、会社全体の業務効率を上げ、リスクを回避するために不可欠であることを伝え、共通の認識を形成します。
- 具体的な指示: 見積書や発注書のテンプレートを用意し、どのように記入すれば良いか、具体的に指示します。
- 進捗確認: 書類作成の進捗状況を定期的に確認し、困っていることがあればサポートします。
2. 役割分担の明確化と社内ルールの整備
次に、経理と営業の役割分担を明確にし、社内ルールを整備します。これにより、誰が何をするべきか、明確になります。
- 業務フローの可視化: 営業から経理、そして取引先までの業務フローを可視化し、各段階で必要な書類と担当者を明確にします。
- 社内規定の作成: 書類作成に関する社内規定を作成し、全社員に周知徹底します。規定には、以下の内容を含めましょう。
- 見積書、発注書、請求書、請書などの書類の必要性。
- 各書類の作成責任者と提出期限。
- 書類の保管方法。
- 書類作成を怠った場合のペナルティ（口頭注意、業務改善命令など）。
- 社長への提案: 作成した社内規定を社長に提案し、承認を得ます。社長の承認を得ることで、社内での権威性が高まり、ルールが浸透しやすくなります。
- 全社員への周知: 社内規定を全社員に周知し、説明会などを開催して理解を深めます。
3. 段階的なアプローチ
一度に全てを変えようとせず、段階的にアプローチすることが重要です。
- まずは、見積書と発注書の作成から: 最初は、比較的簡単に取り組める見積書と発注書の作成から始め、徐々に他の書類へと範囲を広げます。
- 記録の徹底: 口頭でのやり取りだけでなく、メールやチャットなど、記録に残る形でコミュニケーションを取るようにします。
- 定期的な見直し: 社内規定や業務フローは、定期的に見直しを行い、改善を重ねることで、より効率的な業務体制を構築できます。
4. 困ったときの対応
それでも、営業社員の態度が改善しない場合は、以下のような対応を検討しましょう。
- 記録の整理: 営業社員とのやり取りや、書類の不備について、詳細な記録を整理しておきます。これは、後々、上司や経営者に報告する際に役立ちます。
- 上司への報告: 状況が改善しない場合は、上司に相談し、協力を求めます。上司から営業社員に対して、注意喚起や指導をしてもらうことで、状況が改善する可能性があります。
- 人事部への相談: 問題が深刻化し、解決の糸口が見えない場合は、人事部に相談することも検討しましょう。人事部は、客観的な視点から問題解決をサポートしてくれます。
成功事例から学ぶ
他の企業では、どのような対策を行っているのでしょうか？
- ITツールの導入: クラウド型の見積書作成ツールや、ワークフローシステムを導入し、書類作成を効率化している企業があります。これにより、書類作成の負担が軽減され、営業社員も積極的に利用するようになります。
- インセンティブ制度の導入: 書類作成を積極的に行い、業務効率化に貢献した社員に対して、インセンティブを付与する制度を導入している企業もあります。これにより、社員のモチベーションを高め、書類作成の重要性を浸透させています。
- 研修の実施: 営業社員向けに、書類作成に関する研修を実施している企業もあります。研修を通じて、書類作成の重要性や、具体的な作成方法を学ぶことで、書類作成に対する意識改革を図っています。
メンタルヘルスケアも忘れずに
一人で抱え込まず、ストレスを解消することも大切です。
- 同僚との相談: 信頼できる同僚に相談し、悩みを共有することで、気持ちが楽になることがあります。
- 趣味や休息: 趣味に時間を費やしたり、十分な休息を取ることで、ストレスを解消しましょう。
- 専門家への相談: 深刻な悩みを抱えている場合は、カウンセラーや専門家への相談も検討しましょう。
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社長への効果的な相談方法
社長に相談する際には、以下の点に注意しましょう。
- 問題の具体化: どのような問題が発生しているのか、具体的に説明します。
- 影響の提示: 問題が会社全体にどのような影響を与えているのか、具体的に説明します。例えば、
- 売上計上の遅延による経営判断への影響。
- 取引先とのトラブルリスク。
- コンプライアンス違反のリスク。
- 解決策の提案: どのような解決策を考えているのか、具体的に提案します。
- 協力を依頼: 解決のために、社長にどのような協力を求めているのか、明確に伝えます。
まとめ：一歩ずつ、より良い職場環境へ
今回の問題は、すぐに解決できるものではありません。しかし、焦らず、一つずつステップを踏んでいくことで、必ず状況は改善します。コミュニケーションの改善、役割分担の明確化、社内ルールの整備、そして、困ったときの適切な対応。これらの対策を講じることで、あなた自身の負担を軽減し、より良い職場環境を築くことができます。そして、あなたの努力は、必ず会社全体の成長につながるでしょう。