京セラ複合機のリース契約、サービスへの不満を解消！交渉のポイントとコストの見直し
京セラ複合機のリース契約、サービスへの不満を解消！交渉のポイントとコストの見直し
この記事では、京セラ複合機（TASKalfa 181）のリース契約に関するお悩みにお答えします。サービスへの不満、コストの妥当性、そして今後の交渉のポイントについて、具体的なアドバイスを提供します。
自営業で京セラミタのTASKalfa 181をリースで利用しています。FAX機能とプリンター機能つきで月額13000円のリース代を支払っております。契約期間は6年だそうです。電話機のリースに抱き合わせているようです。（自分は当事者でなく、立ち会いもしていないので契約内容を知りませんでした）
３ヶ月ほど前、コピー中に詰まってないのに紙詰まりという表示が出てまったく動かなくなりました。すぐに京セラのコールセンターに電話したのですが、「地域担当者からの電話をお待ち下さい」と言われたまま、まったく連絡がきませんでした。FAX機能をつけているのでお客様からの問い合わせや見積もり等がこないと困るので、コンセントを抜くという最後の手段でなんとか直しました。結局こちらからクレームをつけるまで連絡はきませんでした。
その後も紙詰まりをしていないのに「紙詰まり」の表示が数回出たので今度はきちんと連絡を取ってもらいメンテナンスに来てもらったのですが、カウンタを見て「トナーの交換が必要です」と言われました。トナーの値段を聞いたら2万円台のものと3万円台のものがあると聞きました。なにそれアバウト！とひとツッコミ。そこで「設置したときはどちらを入れたんでしょう？」と質問したら「わかりません」とのこと。代理店に聞いても「わかりません、交換が必要の表示が出たら連絡下さい」でした。
そして昨日「トナーが残り少なくなりました」との表示が出ました。カウンタを調べたらコピー・プリンター・FAX総計「2697」枚でした。（リース開始から1年程度なので1年で2697枚使用です。）トナーは純正のものを入れるという契約なのだそうです。とにかくサービスが悪いのでクレームをつけたら、再来週代理店の偉いさんが京セラの地域担当者を引き連れて訪問するとのことです。そのときなにか交渉する余地のある部分はありますでしょうか？コストどうなんでしょう、高いんでしょうか、安いんでしょうか？
複合機のリース契約は、オフィスワークを支える重要なインフラですが、今回のケースのように、サービスの質やコスト面で不満を感じることも少なくありません。今回の相談者様は、京セラミタの複合機TASKalfa 181のリース契約において、サービス対応の遅さやトナー交換に関する不透明さに不満を感じています。また、リース料金の妥当性についても疑問を持っています。この記事では、これらの問題点を解決するための具体的なアドバイスを提供します。
1. 契約内容の確認と問題点の整理
まず、現状を正確に把握するために、以下の点を確認しましょう。
- 契約書の詳細確認: リース契約書を隅々まで確認し、契約期間、月額料金、保守サービスの内容、解約条件などを把握します。特に、保守サービスに含まれる範囲（部品交換、訪問修理など）と、追加料金が発生するケース（トナー代、紙代など）を確認することが重要です。
- サービスの記録: 過去の修理履歴、対応時間、対応者の名前などを記録しておきましょう。これは、今後の交渉において、サービスの質を客観的に評価するための証拠となります。
- 問題点の整理: 相談者様の不満点を具体的に整理します。例えば、「紙詰まりのエラーが頻発する」「コールセンターの対応が遅い」「トナー交換に関する情報が不透明」など、具体的な問題点をリストアップし、優先順位をつけます。
2. リース料金とコストの妥当性
月額13,000円のリース料金が妥当かどうかを判断するためには、以下の要素を考慮する必要があります。
- 複合機の機種: TASKalfa 181は、モノクロ複合機であり、印刷速度や機能によって価格が異なります。同程度の機能を持つ複合機のリース料金相場を調べて、比較検討しましょう。
- 保守サービスの内容: リース料金に含まれる保守サービスの内容（訪問修理、部品交換、消耗品など）によって、料金は大きく変動します。保守サービスの内容を詳細に確認し、料金に見合うサービスが提供されているか評価しましょう。
- 印刷枚数: 年間の印刷枚数（今回は2697枚）を考慮し、1枚あたりのコストを計算します。トナー代やその他の消耗品代を含めた総コストを把握し、他社の複合機と比較検討しましょう。
- 市場価格の調査: 同様の複合機を新品で購入した場合、または中古で購入した場合の価格を調べ、リース料金と比較検討しましょう。購入した場合の初期費用、メンテナンス費用、ランニングコストなどを考慮し、最適な選択肢を見つけましょう。
これらの情報を基に、リース料金が割高であると判断した場合は、交渉の余地があります。
3. 交渉の準備と具体的な提案
代理店の偉い方と京セラの地域担当者が訪問する際に、効果的な交渉を行うための準備をしましょう。
- 交渉の目的を明確にする: サービス改善、料金の見直し、契約条件の変更など、交渉の目的を明確にし、優先順位をつけます。
- 証拠の準備: サービスの質の悪さを証明するための証拠（修理履歴、対応記録など）を準備します。
- 代替案の検討: リース契約を解約した場合の代替案（他社の複合機リース、購入など）を検討しておきましょう。
- 強気の姿勢: 自身の要求を明確に伝え、強気の姿勢で交渉に臨みましょう。
具体的な交渉の提案としては、以下のようなものが考えられます。
- サービス改善の要求: コールセンターの対応改善、修理時間の短縮、技術者の質の向上など、具体的なサービス改善を要求します。
- 料金の見直し: サービス改善が見られない場合、月額料金の減額を要求します。また、トナー代の見積もりを詳細に提示させ、適正価格であるかを確認しましょう。
- 契約条件の変更: 契約期間の短縮、解約条件の緩和などを要求します。
- 代替案の提示: サービス改善が見られない場合、リース契約の解約を検討していることを伝え、他社の複合機リースや購入を検討していることを示唆します。
4. トナー交換に関する注意点
トナー交換に関する不透明さを解消するために、以下の点を確認しましょう。
- トナーの種類: 純正トナーを使用する契約の場合、トナーの型番を確認し、価格を調べましょう。また、互換トナーの使用可否についても確認しておくと、コスト削減の選択肢が増えます。
- トナーの価格: トナーの価格が2万円台と3万円台で幅があるとのことですので、具体的な価格の内訳を確認し、なぜ価格に差があるのかを説明してもらいましょう。
- トナーの交換頻度: 2697枚の印刷枚数に対するトナーの交換頻度を把握し、トナーの寿命が妥当であるかを確認しましょう。
- トナーの供給体制: トナーの在庫状況や、交換が必要になった場合の対応時間を確認しておきましょう。
5. 契約期間中の対応と解約について
契約期間中に問題が発生した場合、以下の対応を検討しましょう。
- 内容証明郵便の送付: サービス改善が見られない場合、内容証明郵便で問題点を通知し、改善を要求することができます。
- 弁護士への相談: 契約違反や不当な行為があった場合、弁護士に相談し、法的手段を検討することができます。
- 解約の可能性: 契約期間中の解約は、違約金が発生する場合がありますが、サービスの質が著しく低い場合や、契約違反があった場合は、解約できる可能性があります。契約書を確認し、解約条件を詳細に把握しましょう。
6. 今後の対策と予防策
今回の問題を教訓に、今後の対策と予防策を講じましょう。
- 契約前の徹底的な調査: 複合機のリース契約を検討する際には、複数の業者から見積もりを取り、サービス内容、料金、契約条件などを比較検討しましょう。
- 契約書の詳細確認: 契約書を隅々まで確認し、不明な点は業者に質問し、納得した上で契約しましょう。
- 定期的なメンテナンス: 複合機の定期的なメンテナンスを行い、トラブルを未然に防ぎましょう。
- 記録の徹底: 修理履歴、対応記録、印刷枚数などを記録し、問題が発生した場合に証拠として活用できるようにしましょう。
これらの対策を講じることで、今後の複合機のリース契約において、より良い条件で契約し、快適に利用することができます。
7. 専門家への相談
今回のケースのように、複合機のリース契約に関する問題は、専門的な知識が必要となる場合があります。以下のような専門家への相談も検討しましょう。
- 弁護士: 契約違反や法的問題が発生した場合、弁護士に相談し、法的手段を検討することができます。
- 行政書士: 契約書の作成や、契約に関する相談に乗ってくれます。
- 中小企業診断士: 経営に関するアドバイスや、コスト削減の提案をしてくれます。
専門家に相談することで、問題解決の糸口を見つけ、より有利な条件で交渉を進めることができます。
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8. まとめ
京セラ複合機（TASKalfa 181）のリース契約に関する問題は、適切な対応と交渉によって解決することができます。契約内容の確認、コストの妥当性の評価、交渉の準備、そして専門家への相談などを通じて、より良いサービスとコストを実現しましょう。今回のケースでは、サービス対応の遅さやトナー交換に関する不透明さ、そしてリース料金の妥当性について問題点がありました。これらの問題を解決するために、契約内容の確認、料金の比較検討、交渉の準備、代替案の検討、そして専門家への相談といった具体的なステップを提案しました。これらのアドバイスを参考に、問題解決に向けて積極的に行動し、より快適なオフィス環境を実現しましょう。