仕事のかけもちはあり？ 営業事務が抱える苦悩とキャリアアップへの道
仕事のかけもちはあり？ 営業事務が抱える苦悩とキャリアアップへの道
この記事では、会社内での仕事のかけもちという、多くの人が直面する可能性のある問題について、具体的な事例を基に掘り下げていきます。特に、営業事務として働きながら、部署をまたいでの業務を任されることになった方の悩みを取り上げ、その解決策を探ります。仕事の負担が増え、本来の業務がおろそかになってしまうのではないかという不安、そして、キャリアアップを阻害してしまうのではないかという懸念。このような状況をどのように乗り越え、自身のキャリアをより良い方向へ進めていくことができるのか、具体的なアドバイスと実践的なヒントを提供します。
会社内での仕事のかけもちってありなのでしょうか…？皆さんの意見を聞かせて下さい。
私は、とある会社で現在営業職についています。営業職といっても販促のチラシだったり、事務的な作業の方が多いので営業事務というのが正しいかもしれません。
今現在の仕事はその営業事務に加えて、事務職の仕事も手伝っている状態なんです。
今回「事務職の手伝いをする」という事が条件に入った異動だったのですが、今年より営業課に他会社からの移植された部署が出来、私もそこにこれまた「手伝い」という形で入れられました。
周囲は経験者ばかりで、私は初心者…。不慣れな事や覚える事が多く、またそこでの販促チラシも作成依頼を受け、びっくりするくらいに仕事が増えました…。その上事務職の仕事も手伝わなければならず、本当に辛くて知り合いに愚痴ってしまいました。
すると「営業課の上司に『これ以上仕事が増えたら、全ての仕事が中途半端になってしまいます。私は営業課の所属なので、営業の仕事を優先します』って言ったら？そもそも、部署や課をまたいで仕事させるなんておかしいんじゃないの？」と言われました。
少しでも負担が減れば…と次の日に営業課の上司に話してみたところ、「一応、上には話してみるね」と言われました。
また「俺たちも事務職の絡みがあるから、実際にどのくらいまで君を使っていいのか、わからないんだよね…。本当はチラシとかも作らないといけないんだけど…」とも言われました。
その後、営業の上司が事務職の上の方に話している場面も見かけましたので、伝えてくれているとは思います。私が仕事できるようになれば一番いいのですが…どうしても現時点では難しいんです…。
知り合いの言った通り…やはり、会社内で部署をまたいだ仕事のかけもちってまずいんでしょうか…？
それともよくあることなんでしょうか…？
仕事のかけもちは「あり」？ 営業事務が直面する現実
会社内での「仕事のかけもち」は、一概に「あり」「なし」と断言できるものではありません。しかし、多くの企業で、部署をまたいでの業務分担は珍しくありません。特に、人手不足の部署や、特定のスキルを持つ人材が不足している場合には、このような状況が発生しやすくなります。今回のケースのように、営業事務の方が、営業事務としての業務に加え、事務職の仕事を手伝うという状況は、決して珍しいことではないのです。
しかし、問題は、その「かけもち」が、個人の負担を増やし、本来の業務に支障をきたす可能性があるという点です。今回の相談者の方のように、仕事量が増え、不慣れな業務も加わることで、心身ともに疲弊してしまうケースも少なくありません。このような状況を放置しておくと、仕事の質が低下し、キャリアアップの機会を逃してしまう可能性もあります。
なぜ「かけもち」が発生するのか？ 背景にある企業の事情
「仕事のかけもち」が発生する背景には、様々な企業の事情があります。大きく分けて、以下の3つの要因が考えられます。
- 人手不足: 多くの企業で、人員の削減や、特定のスキルの人材不足が課題となっています。そのため、一人で複数の業務をこなさざるを得ない状況が発生しやすくなります。
- コスト削減: 外部への委託を減らし、社内で業務を完結させるために、既存の社員に業務を兼務させるケースがあります。
- 組織再編: 部署の新設や、組織変更に伴い、一時的に業務の過負荷が発生することがあります。
これらの要因が複合的に絡み合い、結果として、特定の社員に負担が集中してしまうという構図が生まれます。しかし、企業側の事情だけで、個人の負担が増え続ける状況を放置することは、決して望ましいことではありません。
「かけもち」による具体的な問題点とリスク
「仕事のかけもち」は、個人のキャリアにとって、いくつかのリスクを伴います。主な問題点としては、以下の点が挙げられます。
- 業務の質の低下: 複数の業務を同時に抱えることで、それぞれの業務に割ける時間や集中力が減少し、結果として、仕事の質が低下する可能性があります。
- 過重労働: 業務量が増えることで、残業時間が増加し、過重労働につながる可能性があります。心身の健康を害し、パフォーマンスが低下するリスクも高まります。
- キャリアアップの阻害: 専門性が分散し、特定のスキルを深く習得する機会が失われることで、キャリアアップの機会を逃してしまう可能性があります。
- モチベーションの低下: 負担が増え、評価に見合わないと感じることで、モチベーションが低下し、仕事への意欲を失ってしまう可能性があります。
これらのリスクを理解し、適切な対策を講じることが重要です。
状況を改善するための具体的な対策
「仕事のかけもち」という状況を改善するためには、以下の3つのステップで対策を講じることが重要です。
ステップ1: 状況の可視化と問題点の明確化
まずは、現在の状況を客観的に把握し、問題点を明確にすることが重要です。具体的には、以下の3つの作業を行います。
- 業務内容の整理: 現在行っているすべての業務内容をリストアップし、それぞれの業務にかかる時間を記録します。
- 問題点の洗い出し: 各業務における課題、困っていること、改善したい点を具体的に書き出します。
- 優先順位の決定: 抱えている問題を、重要度と緊急度に応じて整理し、優先順位を決定します。
この作業を通じて、何が問題で、何から手を付けるべきか、優先順位が明確になります。
ステップ2: 上司との交渉と業務分担の見直し
状況を可視化したら、上司と面談を行い、現状の課題と改善策について話し合いましょう。具体的には、以下の点を意識して交渉を進めます。
- 客観的なデータを示す: 記録した業務内容と、それにかかる時間を提示し、現在の業務量が過剰であることを伝えます。
- 具体的な提案をする: 業務の分担、業務量の調整、必要なスキルの習得など、具体的な改善策を提案します。
- 自分の希望を伝える: キャリアアップの目標や、今後どのような業務に携わりたいのかを伝えます。
上司とのコミュニケーションを通じて、業務の分担を見直し、負担を軽減するだけでなく、自身のキャリアプランに沿った業務内容へと調整していくことが重要です。
ステップ3: スキルアップと自己成長への投資
状況改善のためには、自身のスキルアップも不可欠です。具体的には、以下の2つの方法でスキルアップを図りましょう。
- OJTとOff-JTの活用: 職場でのOJT（On the Job Training）を通じて、実践的なスキルを習得します。また、Off-JT（Off the Job Training）として、研修やセミナーに参加し、専門知識を深めます。
- 自己学習: 関連書籍を読んだり、オンライン講座を受講したりして、自己学習を継続します。
自己成長への投資は、キャリアアップの基盤となります。積極的に学び、スキルを磨くことで、より高いレベルの業務を任されるようになり、キャリアの選択肢も広がります。
営業事務としてのキャリアアップ戦略
営業事務という職種は、幅広い業務に携わることができるため、キャリアアップの可能性も多岐にわたります。ここでは、営業事務として、キャリアアップを目指すための具体的な戦略を紹介します。
1. 専門性の深化
営業事務としてのスキルをさらに深めることで、キャリアの幅を広げることができます。例えば、以下のような専門性を高めることが考えられます。
- 営業事務のスペシャリスト: 営業事務の業務効率化、業務改善、新しいツールの導入など、営業事務のプロフェッショナルを目指します。
- 事務系のエキスパート: 経理、人事、総務など、事務系の専門スキルを習得し、事務職としてのキャリアを築きます。
- マーケティングスキル: 販促企画、マーケティング分析など、マーケティングに関する知識を習得し、マーケティング部門への異動を目指します。
専門性を高めることで、市場価値を高め、より高度な業務に携わるチャンスを得ることができます。
2. スキルの棚卸しと自己分析
自分の強みと弱みを理解し、キャリアプランを明確にすることも重要です。以下の手順で自己分析を行いましょう。
- スキルの棚卸し: これまで培ってきたスキルを、具体的にリストアップします。
- 強みと弱みの分析: 自分の強みと弱みを客観的に分析し、今後のキャリアにどのように活かせるかを考えます。
- キャリアプランの策定: 将来的にどのようなキャリアを歩みたいのか、具体的な目標を設定します。
自己分析を通じて、自分の目指すキャリアパスを明確にし、必要なスキルを習得するための計画を立てましょう。
3. 積極的な情報収集とネットワーキング
キャリアアップのためには、情報収集も欠かせません。以下のような方法で、積極的に情報を収集しましょう。
- 業界動向の把握: 業界の最新情報を収集し、市場のニーズを把握します。
- 求人情報のチェック: 転職サイトや企業の採用情報をチェックし、自分のスキルに合った求人を探します。
- 人脈形成: 積極的に社内外の人脈を広げ、情報交換や相談を行います。
情報収集と人脈形成を通じて、キャリアアップの機会を広げることができます。
「かけもち」をチャンスに変えるためのマインドセット
「仕事のかけもち」という状況を、ネガティブに捉えるのではなく、成長の機会と捉えることが重要です。そのためには、以下の3つのマインドセットを持つことが大切です。
- 自己成長への意欲: 新しい業務に積極的に挑戦し、スキルアップを目指す意欲を持つ。
- 問題解決能力: 課題を分析し、解決策を自ら考え、実行する能力を磨く。
- 柔軟性: 変化に対応し、状況に合わせて柔軟に考え、行動する。
これらのマインドセットを持つことで、「かけもち」という状況を、自己成長の糧とし、キャリアアップにつなげることができます。
まとめ: 営業事務が「仕事のかけもち」を乗り越え、キャリアを切り開くために
会社内での「仕事のかけもち」は、多くの人が直面する可能性のある問題です。しかし、適切な対策を講じることで、この状況を乗り越え、キャリアアップにつなげることができます。今回のケースでは、営業事務の方が、営業事務としての業務に加え、事務職の仕事を手伝うという状況に直面し、その負担と将来への不安を抱えていました。しかし、問題点を可視化し、上司との交渉を通じて業務分担を見直し、スキルアップと自己成長に励むことで、状況を改善し、キャリアアップへの道を開くことができます。
重要なのは、現状を客観的に分析し、問題点を明確にすること。そして、上司とのコミュニケーションを通じて、業務内容の調整や、キャリアプランの実現に向けて具体的な行動を起こすことです。さらに、自己学習を通じてスキルを磨き、自己成長を追求することで、より高いレベルの業務に挑戦し、キャリアの選択肢を広げることができます。「仕事のかけもち」という状況を、自己成長の機会と捉え、積極的に行動することで、自身のキャリアを切り開きましょう。
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専門家からのアドバイス
キャリアコンサルタントとして、多くの相談者の方々から、今回のケースと同様の悩みを伺ってきました。多くの場合、問題の本質は、単に「仕事のかけもち」にあるのではなく、自身のキャリアに対する明確なビジョンがないこと、そして、現状を変えるための具体的な行動を起こせていないことにあります。以下に、専門家としての視点から、今回のケースに対するアドバイスをまとめます。
- キャリアビジョンの明確化: まずは、自分が将来的にどのようなキャリアを歩みたいのか、明確なビジョンを持つことが重要です。そのためには、自己分析を行い、自分の強みや興味関心、価値観を理解する必要があります。
- 具体的な目標設定: キャリアビジョンに基づき、具体的な目標を設定します。例えば、「3年後には、営業事務のスペシャリストとして、業務効率化を推進する」「5年後には、マーケティング部門に異動し、販促企画の責任者になる」など、具体的な目標を設定することで、日々の業務に対するモチベーションを高め、スキルアップへの意欲を掻き立てることができます。
- 計画的なスキルアップ: 目標達成のために必要なスキルを特定し、計画的にスキルアップに取り組みます。OJT、Off-JT、自己学習などを組み合わせ、効率的にスキルを習得します。
- 上司との積極的なコミュニケーション: 上司とのコミュニケーションを密にし、自分のキャリアプランを伝え、必要なサポートを得られるように努めます。
- 転職という選択肢も視野に: 現状の会社で、自分のキャリアプランを実現することが難しいと感じた場合は、転職という選択肢も視野に入れるべきです。転職エージェントに相談し、自分に合った求人を探すことも有効です。
今回の相談者の方には、まず、自分のキャリアビジョンを明確にし、具体的な目標を設定することをお勧めします。そして、現状の課題を整理し、上司との交渉を通じて、業務内容の調整や、必要なスキルを習得するためのサポートを得られるように努めてください。もし、現状を変えることが難しいと感じた場合は、転職エージェントに相談し、自分のキャリアプランを実現できる企業を探すことも検討しましょう。
あなたのキャリアが、より良い方向へ進むことを心から応援しています。