部下からの電話に関する指摘…係長のあなたが取るべき対応とは？【転職コンサルが解説】

この記事では、部下からの業務時間外の電話に関する指摘に戸惑い、今後の指導に迷いを感じている46歳の係長の方に向けて、具体的なアドバイスを提供します。あなたは、部下の女子社員から、業務時間終了後の業務関連の電話について、9時以降は控えてほしいという要望を受けました。自分としては、業務連絡のつもりでしたが、相手にとっては迷惑だったと感じているようです。この状況をどのように捉え、今後の部下とのコミュニケーションや指導に活かしていけば良いのか、一緒に考えていきましょう。

某製薬会社（一部上場）に勤務しており、現在部下5人の係長という立場です。

部下の女子社員から、業務時間終了後の業務関連の電話は9時以降はやめて欲しい旨の指摘をされ、急用以外は翌日の勤務時に連絡して下さいとの要望でした。

自分としては、別に特定の部下にだけ電話している訳ではなく業務日報等で気になった事を確認するつもりで電話しており、9時以降といっても10時以降の非常識な時間にはしていないのですが、個人の感覚ですから指摘された通り今後急用な連絡以外はしないようにするつもりですが、私的な電話をしていた訳ではないのであからさまに迷惑という感覚で訴えてきたのには少しカチンと来た次第です。

自分は、46歳で部下は女子3人、男性2人で訴えてきた子は、29歳です。

自分の感覚と一緒にしてはいけない事は分かっていますが、ある意味自己主張が強い子なのかなと思い、今後の指導に少し迷いを生じています。

一般常識として勤務終了後の9時以降の業務上の電話は翌日にするのが妥当でしょうか？

1. 部下の気持ちを理解する：なぜ電話に不快感を感じたのか？

まず、部下がなぜあなたの電話に不快感を感じたのか、その背景を理解することが重要です。一般的に、業務時間外の電話は、個人の時間やプライベートを侵害する可能性があります。特に、現代社会においては、ワークライフバランスが重視されており、仕事とプライベートの区別を明確にしたいと考える人が増えています。

29歳の女性社員が、あなたからの電話に不快感を示した背景には、以下のような要因が考えられます。

プライベートな時間の確保： 仕事が終わった後、自分の時間（趣味、休息、家族との時間など）を大切にしたいと考えている。
心身の疲労： 業務で疲れているため、仕事の電話に出ることに抵抗がある。
コミュニケーションスタイルの違い： 若い世代は、電話よりもチャットやメールなどの非同期コミュニケーションを好む傾向がある。

これらの要因を考慮すると、部下の行動は、単なる「自己主張」と片付けるのではなく、彼女の価値観や考え方を理解しようと努めることが大切です。彼女の立場に立って考え、なぜ電話に不快感を感じたのかを想像してみましょう。

2. コミュニケーションの見直し：より効果的な方法を模索する

次に、あなたのコミュニケーションスタイルを見直し、より効果的な方法を模索しましょう。電話以外のコミュニケーション手段も積極的に活用することで、部下の負担を軽減し、より円滑なコミュニケーションを図ることができます。

具体的な方法としては、以下のようなものが挙げられます。

メールやチャットの活用： 業務連絡は、メールやビジネスチャットツール（Slack、Microsoft Teamsなど）を活用し、非同期で情報共有を行う。緊急度の高い内容以外は、これらのツールで済ませるようにする。
日報や週報の活用： 部下からの日報や週報を参考に、気になる点は、翌日の業務開始時に直接話す、またはメールで質問するなど、時間外の電話を避ける工夫をする。
業務時間内のコミュニケーションの最適化： 業務時間内に、必要な情報共有や指示を済ませるように工夫する。会議の効率化や、こまめな進捗確認など、業務時間内のコミュニケーションを充実させることで、時間外の連絡を減らすことができる。
部下との合意形成： 定期的に、部下とのコミュニケーション方法について話し合い、お互いの意見を尊重しながら、最適な方法を見つける。例えば、「緊急の連絡は電話、それ以外はメールやチャット」といったルールを決める。

これらの方法を実践することで、部下の負担を軽減し、より円滑なコミュニケーションを築くことができるでしょう。

3. 指導における注意点：相手の成長を促すために

今回の件を機に、部下への指導方法を見直すことも重要です。一方的に自分の価値観を押し付けるのではなく、相手の意見を尊重し、個々の成長を促すような指導を心がけましょう。

具体的なポイントとしては、以下のようなものが挙げられます。

フィードバックの仕方： 指摘をする際には、感情的にならず、客観的な事実に基づき、具体的な行動改善を促すようなフィードバックを行う。「〇〇さんの行動は、△△という点で、チーム全体の効率を下げている可能性があります。今後は、□□のように改善することを期待します」といったように、具体的かつ建設的なフィードバックを心がける。
傾聴の姿勢： 部下の話に耳を傾け、意見や考えを理解しようと努める。一方的に自分の意見を述べるのではなく、相手の気持ちを受け止め、共感する姿勢を示すことが大切。
成長を促す質問： 部下の成長を促すために、問いかけを活用する。「今回の件で、〇〇さんは何を学びましたか？」「今後は、どのように行動しますか？」といった質問を通じて、自ら考え、行動する力を養う。
個別のニーズへの対応： 部下それぞれの個性や強みを理解し、個別のニーズに応じた指導を行う。画一的な指導ではなく、相手に合わせた指導方法を模索する。

これらのポイントを意識することで、部下の成長を促し、より良いチームを築くことができるでしょう。

4. 自身の感情との向き合い方：冷静さを保つために

今回の件で、あなたは少し「カチンと来た」と感じたかもしれません。これは、あなたのこれまでの経験や価値観と、部下の考え方の間にギャップがあったためです。しかし、感情的にならず、冷静さを保つことが重要です。

感情と向き合うための具体的な方法としては、以下のようなものが挙げられます。

感情の認識： 自分の感情を認識し、なぜその感情が生まれたのかを理解する。「なぜ私はカチンと来たのだろうか？」「何が私の感情を揺さぶったのだろうか？」と自問自答し、感情の根源を探る。
客観的な視点： 状況を客観的に見つめ、感情に流されないようにする。事実と解釈を区別し、冷静に状況を分析する。
自己肯定的な思考： 自分を責めたり、否定的な思考に陥らないようにする。今回の件で、あなたは部下の意見を尊重し、改善しようと努力していることを自覚し、自己肯定感を高める。
ストレス解消： ストレスを溜め込まないように、適切な方法で解消する。趣味に没頭する、運動をする、友人や家族に相談するなど、自分に合ったストレス解消法を見つける。
専門家への相談： 必要に応じて、キャリアコンサルタントやカウンセラーなどの専門家に相談する。客観的なアドバイスを受け、心の負担を軽減する。

これらの方法を実践することで、感情に振り回されることなく、冷静に状況を判断し、適切な行動をとることができるでしょう。

5. 一般常識としての認識：勤務時間外の電話

今回のケースで、「一般常識として勤務終了後の9時以降の業務上の電話は翌日にするのが妥当でしょうか？」という疑問があるかと思います。一般的に、勤務時間外の電話は、緊急の場合を除き、避けることが望ましいとされています。

特に、9時以降のような夜遅い時間帯の電話は、相手のプライベートな時間を侵害する可能性が高く、不快感を与えやすいです。企業によっては、就業時間外の連絡を禁止するルールを設けている場合もあります。

ただし、業種や職種、個々の状況によって、この「一般常識」は異なります。例えば、24時間体制で稼働する医療機関や、緊急対応が必要な職種などでは、時間外の電話もやむを得ない場合があります。しかし、あなたの場合は、製薬会社での係長という立場であり、緊急性の高い業務ではないと考えられますので、部下の要望に応え、時間外の電話を控えることが、より適切な対応と言えるでしょう。

6. まとめ：より良い関係構築のために

今回のケースでは、部下からの指摘をきっかけに、コミュニケーションスタイルや指導方法を見直す良い機会と捉えましょう。部下の気持ちを理解し、より効果的なコミュニケーション手段を模索することで、良好な関係を築き、チーム全体のパフォーマンス向上に繋げることができます。また、自身の感情と向き合い、冷静さを保つことで、より円滑なコミュニケーションを図り、リーダーシップを発揮することができるでしょう。

今回の問題は、あなた自身の成長だけでなく、部下の成長も促すチャンスです。ぜひ、前向きに考え、行動に移してください。

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7. 成功事例：コミュニケーション改善でチームを活性化させたケース

ここでは、コミュニケーション改善を通じてチームを活性化させた成功事例を紹介します。この事例から、具体的なヒントを得て、あなたのチームにも活かせるヒントを見つけましょう。

事例：

あるIT企業のプロジェクトリーダーであるAさんは、部下とのコミュニケーション不足に悩んでいました。部下からの報告が遅く、進捗状況が把握しづらいこと、また、部下から積極的に意見が出ないことに課題を感じていました。そこで、Aさんは、以下の3つの施策を実行しました。

週1回の1on1ミーティングの実施： 各部下と1対1で30分間のミーティングを行い、業務の進捗状況の確認だけでなく、個人的な悩みやキャリアプランについても話を聞く時間を取りました。
情報共有ツールの導入： プロジェクト管理ツールを導入し、進捗状況や課題を可視化しました。また、チャット機能を活用し、気軽に意見交換できる環境を整えました。
感謝の言葉を伝える： 部下の貢献に対して、積極的に感謝の言葉を伝えるようにしました。具体的には、成果を褒める、困っている時に助け合う、感謝の気持ちを伝えるためのイベントを開催するなどを行いました。

結果：

これらの施策を実行した結果、部下からの報告がスムーズになり、進捗状況の把握が容易になりました。また、部下から積極的に意見が出るようになり、チーム全体のモチベーションが向上しました。さらに、チーム内のコミュニケーションが活発になり、相互理解が深まりました。その結果、プロジェクトの成功率が向上し、チーム全体のパフォーマンスが大幅に改善されました。

この事例から、以下の点が学べます。

1on1ミーティングの重要性： 定期的な1on1ミーティングは、部下の状況を把握し、信頼関係を築く上で非常に有効です。
情報共有ツールの活用： 情報共有ツールを導入することで、情報伝達の効率化を図り、コミュニケーションを円滑にすることができます。
感謝の言葉の力： 感謝の言葉は、部下のモチベーションを高め、チームの一体感を醸成する上で重要です。

あなたのチームでも、この事例を参考に、コミュニケーション改善に取り組んでみましょう。

8. 専門家からのアドバイス：良好な関係を築くためのヒント

最後に、キャリアコンサルタントの視点から、良好な関係を築くためのヒントをいくつかご紹介します。

相手の立場に立つ： 相手の価値観や考え方を理解しようと努め、共感する姿勢を示すことが、信頼関係を築く上で重要です。
オープンなコミュニケーション： 自分の考えや感情を率直に伝え、相手も安心して意見を言えるような雰囲気を作りましょう。
定期的なフィードバック： 良い点も改善点も、具体的にフィードバックすることで、相手の成長を促し、相互理解を深めることができます。
感謝の気持ちを伝える： 相手の貢献に対して、感謝の気持ちを言葉で伝えることで、良好な関係を築くことができます。
プロフェッショナルな姿勢： 仕事に対する責任感と、常に学び続ける姿勢を示すことで、部下からの信頼を得ることができます。

これらのヒントを参考に、部下との良好な関係を築き、より良いチームを作り上げていきましょう。

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